6

Asioinnin tietojärjestelmähankkeen kehittämis- ja ylläpitotöiden (ASTI DPS 7) hankinta

HEL 2020-012334 T 02 08 02 00

Päätösehdotus

Kasvatus- ja koulutuslautakunta päättää hankkia asioinnin tietojärjestelmän kehittämis- ja ylläpitotyötä Codemen Oy:ltä.

Hankinta kohdistuu projektinhallinta-, integraattori-, määrittely- ja arkkitehtuuri- sekä pilvipalveluiden käytön asiantuntijapalveluihin sekä sovelluskehitys- ja ylläpitopalveluihin.

Sovelluskehityksen asiantuntijaresurssit kohdistuvat asioinnin tietojärjestelmän jatkokehittämiseen. Kehittämisen tuloksena tuotetaan varhaiskasvatuksen osakokonaisuuteen seuraavat sisällöt: perhepäivähoitoon, kerhotoimintaan ja leikkipuistoon hakeutuminen, paikka sekä päätös. Lisäksi toteutetaan siirto ja muutoshakemukset, tuloselvityslomakkeet ja tulorekisterikysely sekä varhaiskasvatuksen maksupäätökset.

Perusopetuksen kokonaisuuteen tuotetaan seuraavat sisällöt: lähikoulupaikan päätökset, koulupaikan hakeminen ulkopaikkakuntalaisena tai toissijainen koulu. Lisäksi toteutetaan painotettuun opetukseen hakeutuminen 1, 3 ja 7 luokille sekä esiopetukseen hakeutuminen.

Edellä mainittujen lisäksi asiantuntijaresursseilla ylläpidetään ja kehitetään käytössä olevia pilviympäristöjä ja pilvikapasiteettia sekä kehitetään toimialan omaa identiteetin- ja pääsynhallinnan järjestelmää ja toteutetaan integraatioita eri järjestelmiin.

Sopimus on voimassa toistaiseksi. Tilaajalla on oikeus irtisanoa asiantuntijaresurssipalvelu päättymään neljäntoista päivän irtisanomisajalla.

Hankinnan arvonlisäveroton arvo on enintään 3 750 000 euroa.

Tämä hankintapäätös kohdistuu vuodelle 2021.

Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella.

Samalla lautakunta oikeuttaa toimialajohtajan allekirjoittamaan sopimuksen ja hyväksymään hankintapäätökseen perustuvat tilaukset.

Esittelijän perustelut

Tausta

Asioinnin tietojärjestelmän (ASTI-hanke) kehittämisen on arvioitu sijoittuvan vuosille 2019-2024. Hankkeen tavoitteena on toteuttaa asioinnin tietojärjestelmän palvelukokonaisuus (varhaiskasvatus, perusopetus, lukio ja ammattiopisto), joka mahdollistaa uusia ja uudenlaisia tapoja kasvatuksen ja koulutuksen toimialan palvelujen toteuttamiseksi ja tarjoamiseksi asiakkaille.

Hanke on julkaissut päiväkotipaikan hakemiseen, sijoittamiseen, vastaanottamiseen, päätökseen sekä perusopetuksen toimipisteiden muodostamisen ohjelmistokokonaisuudet asioijille ja virkailijoille.

Projektien sisällä tapahtuvassa ohjelmistokehitystyössä tuotetaan jatkuvasti uutta ohjelmistokoodia ja kehitetään erilaisia asioinnin tietojärjestelmään suunniteltuja toiminnallisuuksia.

Resurssivuokralla toteutettavassa ketterässä kehityksessä hankittavat asiantuntijat suorittavat tilaajan määräämiä tehtäviä. Tällä tavalla toteutetussa ohjelmistokehityksessä tilaaja vastaa kehitystyölle asetettujen lopputulosten saavuttamisesta.

Ohjelmistokehityksen lopputulokset määräytyvät tilaajan työnohjauksen, asiantuntijaresurssien tehokkuuden ja yhdessä työskentelevien asiantuntijoiden yhteistyön perusteella.

Hankintamenettely

Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala on perustanut IT-palvelut (DPS) - nimisen dynaamisen hankintajärjestelmän sähköiseen HILMA-ilmoituskanavaan 22.12.2018, ilmoituksen numero HILMA:ssa: 2018- 026564. Ilmoituksen numero Euroopan unionin virallisessa lehdessä (EUVL) on 2018/S 247-569736.

Hankinta on kilpailutettu hankintalain mukaisesti dynaamisen hankintajärjestelmän sisäisenä kilpailutuksena. Tarjouspyyntö on julkaistu dynaamisessa hankintajärjestelmässä 24.9.2020, määräaika tarjousten jättämiselle oli 12.10.2020.

Määräaikaan mennessä tarjouksen jätti yksi tarjoaja: Codemen Oy.

Tarjousten vertailua ei ole tarpeen tehdä, koska tarjouspyyntöön saatiin vain yksi tarjous.

Tarjouspyynnössä pyydettiin tarjouksia kahdesta pilviasiantuntijasta (osaamistasot 1 ja 3) sekä kolmesta ohjelmistosuunnittelijasta (osaamistasot 1-3).

Lisäksi hankintasopimuksen perusteella on mahdollista hankkia toimittajalta tarjouksessa esitetyillä hinnoilla täydentäviä asiantuntijaresursseja eri kehitystiimeihin sekä hankkia joustavasti lyhytkestoista pilviympäristön ylläpitoon liittyvää asiantuntijatyötä.

Tarjouspyynnössä hankinnan vuosittaiseksi laajuudeksi on arvioitu noin 1 500 – 2 500 henkilötyöpäivää (=sitoumukseton arvio). Lisäksi hankintaan sisältyy optiomahdollisuus lisähankinnoista, jonka laajuudeksi on arvioitu noin 1 500 – 2 500 henkilötyöpäivää (=sitoumukseton arvio).

Valitun toimittajan asiantuntijaresursseja voidaan käyttää hankkeen keston aikana vuosina 2021-2024.

Hankintayksikkö päättää tarvittaessa erikseen uudella päätöksellä tarjouspyyntöön perustuvista tämän hankintapäätöksen enimmäisarvon ylittävistä lisä- tai jatkohankinnoista.

Tarjoajan soveltuvuuden tarkastaminen

Dynaamiseen hankintajärjestelmään hakeutuessaan ja tarjouspyyntöön vastatessaan tarjoaja on osoittanut täyttävänsä tilaajan asettamat soveltuvuusvaatimukset.

Toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön 10 luvun 1 §:n 3 momentin 3 kohdan mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita.

Kasvatus- ja koulutuslautakunta päättää arvonlisäverottomalta arvoltaan 500 000 euroa ylittävistä hankinnoista (HEL 2018-012438, 18.12.2018 § 278).

Keskeisimmät sovelletut säännökset:

Hallintolaki (434/2003): 43 §, 44 § ja 45 §

Hankintalaki (1397/2016): 30 §, 33 §, 49 §, 52 §, 58 - 60 §:t, 62 §, 71 §, 74 §, 79 §, 83 §, 85 - 87 §:t, 93 §, 123 § ja 130 §

Esittelijä

kasvatuksen ja koulutuksen toimialajohtaja

Liisa Pohjolainen

Lisätiedot

Joonas Sormunen, ICT-hankintalakimies, puhelin: 310 26544

joonas.sormunen(a)hel.fi

Liitteet

Muutoksenhaku

Otteet

Tiedoksi

Tietohallinto