Helsingin kaupunki | Pöytäkirja | 5/2015 | 1 (1) |
Kulttuuri- ja kirjastolautakunta |
|
| |
|
| Kupo/Kultj/1 | |
| 12.05.2015 |
| |
|
|
| |
|
|
|
§ 73
Kulttuuri- ja kirjastolautakunnan lausunto arviointikertomuksesta 2014
HEL 2015-003750 T 00 03 00
Lausunto
Kulttuuri- ja kirjastolautakunta antoi tarkastuslautakunnalle arviointikertomuksen kohdista 1.5, 1.6, 2.2–2.4 ja 4.3.2. seuraavan lausunnon
Arviointikertomuksessa esitettyjen suositusten vaikutusten arviointi (kohta 1.5.)
Arviointikertomuksessa todetaan, että lauta- ja johtokuntien tulee varmistua siitä, että hallintokunnat ryhtyvät toimenpiteisiin arviointikertomuksessa esitettyjen suositusten johdosta.
Arviointikertomuksessa todetaan, että lauta- ja johtokuntien tulee varmistua siitä, että hallintokunnat ryhtyvät toimenpiteisiin arviointikertomuksessa esitettyjen suositusten johdosta.
Kulttuuri- ja kirjastolautakunta katsoo, että tarkastuslautakunta on kiinnittänyt huomiota tärkeisiin kehittämiskohtiin ja että lautakunta seuraa tässä lausunnossa esitettyjen toimenpiteiden toteutumista.
Tilivelvollisten velvollisuus ryhtyä toimenpiteisiin tilintarkastusten suositusten johdosta (kohta 1.6)
kaupunginkanslian tulee yhteistyössä Taloushallintopalvelu-liikelaitoksen kanssa ryhtyä pikaisesti toimenpiteisiin Laske-järjestelmän saattamiseksi asianmukaiseen toimintakuntoon niin, että manuaalivaiheista päästään eroon, eikä organisaatiomuutosten yhteydessä lakanneille virastoille ole mahdollista kirjata tapahtumia.
johtavien viranhaltijoiden (tilivelvollisten) tulee valvoa, että virastojen ja liikelaitosten hankinnoissa ja päätöksenteossa noudatetaan hankintalain ja hallintolain edellyttämiä muotosäännöksiä tilintarkastajan suositusten mukaisesti.
Kulttuuri- ja kirjastolautakunta toteaa, että kulttuurikeskus käyttää hankintakeskuksen kilpailuttamia puitesopimuksia aina kun se on mahdollista. Hankintalain mukaisen hankintarajan ylittävät hankinnat suunnitellaan ja toteutetaan keskitetysti. Hankintojen kilpailutuksessa käytetään Hankintakeskuksen osaamista apuna. Vuonna 2012 on laadittu myös pienhankintoihin ulottuva viraston oma hankintaohje pohjautuen harmaan talouden ohjeistukseen. Viraston hankintaohjetta päivitetään parhaillaan. Lisäksi yhteistyössä hankintakeskuksen kanssa on laadittu hankintasuunnitelma.
Kaupunginkirjasto noudattaa Helsingin kaupungin strategiaohjelmaa ja hankintastrategiaa sekä muuta kaupungilta saatua ohjeistusta hankinnoissaan. Lisäksi kaupunginkirjastolla on omaa ohjeistusta. Kirjasto tekee yhteistyötä kaupungin hankintakeskuksen kanssa hankintojen yhteydessä sekä pyytää asiantuntija-apua erilliskysymyksissä.
Tavoitteiden toteutuminen strategian osa-alueittain (kohta 2.2.)
virastojen ja liikelaitosten tulee talousarvioehdotusta laatiessaan ottaa huomioon kaupungin strategiaohjelman linjaukset ja toimenpiteet siten, että sitovat toiminnalliset tavoitteet ohjaavat toimintaa strategiaohjelman suuntaan. Lauta- ja johtokuntien tulee talousarvioehdotuksen hyväksyessään varmistaa, että näin on toimittu.
kaupunginkanslian tulee talousarvioprosessin yhteydessä varmistaa, että hallintokunta on sitovia toiminnallisia tavoitteita asettaessaan ottanut huomioon kaupungin strategiaohjelman linjaukset ja toimenpiteet.
hallintokuntien tulee hyödyntää sitovien toiminnallisten tavoitteiden asettamisessa strategiaohjelman ja sitä toteuttavien toimenpideohjelmien toimenpiteitä.
kaupunginhallituksen tulee strategiaohjelman seurannan yhteydessä varmistua siitä, että kaikkia strategiaohjelman osa-alueita kehitetään tasapuolisesti.
Kulttuuri- ja kirjastolautakunta toteaa, että kulttuurikeskus noudattaa talousarvioehdotusta tehdessään kaupungin antamia talousarvio-ohjeita. Talousarvion rakenne on muutettu vastaamaan valtuuston strategiaohjelman jakoa. Virasto on lisäksi valinnut valtuustostrategiasta juontuvat asukaslähtöiset kehittämiskohteet, joissa painottuvat yhteisöllisen ja tapahtumallisen kaupungin kehittäminen, alueellisten kulttuuritalojen aiempaa aktiivisempi vuoropuhelu paikallisyhteisön kanssa, avustusjärjestelmän kehittäminen aiempaan joustavammaksi, kansanvälisen kulttuurikaupunkikehityksen tukeminen sekä taideopetus ja koulujen ja kulttuurilaitosten välinen yhteistyö.
Vuoden 2016 talousarvion viraston sitovat toiminnalliset tavoitteet ovat kulttuuritoiminnan osalta esitysten lukumäärä saleissa sekä taide- ja kulttuuriopetuksen osalta opetustuntien määrä. Näiden asettamisen keskeisenä perusteluna on ollut se, että niillä on suora ohjausvaikutus käytettävissä oleviin resursseihin.
Kulttuuri- ja kirjastolautakunta toteaa, tarkastuslautakunta on kiinnittänyt huomiota oleelliseen asiaan ja kulttuurikeskus on käynnistänyt prosessin sitovien toiminnallisten tavoitteiden uudistamiseksi tarkastuslautakunnan esittämällä tavalla. Lautakunta seuraa, että nämä tavoitteet uudistetaan vuoden 2017 talousarvion valmistelun yhteydessä. Tämän työn yhteydessä arvioidaan myös muut viraston tavoitteet ja tehdään tarvittavat päivitykset.
Kaupunginkirjasto on parhaillaan päivittämässä strategiaansa. Strategiapäivitystyön linjauksessa on huomioitu kaupungin strategiaohjelman painopisteet ja toimintaa ohjaavat linjaukset.
Lautakunta toteaa edelleen, että uusia sitovia toiminnallisia tavoitteita asetettaessa asia tulee valmistella organisaatiossa läpäisevästi niin, että uusiin tavoitteisiin sitoudutaan. Uudistettavien tavoitteiden tulee hyödyntää strategiaohjelman ja sitä toteuttavien toimenpideohjelmien toteuttamista.
Dokumentoinnin puutteet (kohta 2.3)
hallintokuntien mukaan lukien kulttuurikeskus tulee tallentaa tilinpäätöstyötilaan tilinpäätösohjeistuksen mukaisesti sellaiset dokumentit, joiden perusteella sitovien tavoitteiden toteutuminen voidaan varmentaa kaikkien tavoitteiden osalta..
kulttuurikeskuksen tulee kehittää toiminnanohjausjärjestelmäänsä ja sen käyttöä siten, että järjestelmästä saadaan suoritetietojen osalta luotettavaa tietoa.
Kulttuuri- ja kirjastolautakunta toteaa, että kulttuurikeskuksen Elis-toiminnanohjausjärjestelmän käyttöä on kehitetty siten, että vuoden 2015 suoritetiedot saadaan järjestelmästä luotettavasti. 1. neljänneksen ennustetiedot on otettu suoraan toiminnanohjausjärjestelmästä.
Kaupunginkirjasto vie jatkossa tilinpäätöstyötilaan nykyistä laajemman dokumentaation sitovien tavoitteiden toteutumisesta.
Havaintoja tavoitteiden luotettavuudesta (kohta 2.4.)
kaupunginkirjaston, kaupunginmuseon, kaupunginorkesterin, Korkeasaaren eläintarhan, kulttuurikeskuksen, Taidemuseon, tietokeskuksen ja työväenopistojen tulee harkita mahdollisuuksia kehittää sitovia toiminnallisia tavoitteita laadullisemmiksi.
Kulttuuri- ja kirjastolautakunta toteaa, että kulttuurikeskuksen sitovien toiminnallisten tavoitteiden uudelleen arviointi on käynnistetty ja uudet tavoitteet tullaan ottamaan käyttöön vuoden 2017 talousarvion yhteydessä tarkastuslautakunnan esittämällä tavalla.
Kaupunginkirjasto toteuttaa vuosittain kirjastokohtaisen asiakastyytyväisyyskyselyn. Kysely olisi luonteva tapa hankkia laadullista dokumentaatiota kirjaston toiminnasta, mutta asiakastyytyväisyyskyselyn tulokset ovat jo nyt erittäin hyvät, joten asiakastyytyväisyyskysely ei toimisi mielekkäänä tapana tuottaa kirjaston toiminnasta laadullista tietoa. Kirjasto tutkii mahdollisuuksia kehittää laadullista mittaamista kaupungin palautejärjestelmän tuottamasta aineistosta ja mittareista.
Asukkaiden osallistuminen palvelutuotannon kehittämiseen kulttuuri-, nuoriso- ja liikuntatoimessa sekä varhaiskasvatusvirastossa (kohta 4.3.2)
kaupunginkanslian on yhdessä muiden virastojen kanssa lisättävä yhteispalautekanavan ja muiden asukkaiden osallistamismenetelmien tunnettuutta ja tapoja kannustaa asukkaista ideoiden ja palautteiden antamiseen.
kaupunginkanslian tulee osallistaa asukkaat palautekanavien kautta tulleiden parhaiden ideoiden valintaan.
kaupunginkirjaston, kulttuurikeskuksen, liikuntaviraston, nuorisoasiainkeskuksen ja varhaiskasvatusviraston tulee kytkeä asukkaiden antaman palautteiden hyödyntämien viraston tulostavoitteisiin.
kokemukset osallistuvasta budjetoinnista ovat olleet pääosin hyviä. Kaupunginkirjaston, kulttuurikeskuksen ja nuorisoasiainkeskuksen tulee harkinnan mukaan laajentaa osallistavan budjetoinnin käyttöä kuntalaisten osallistumisen lisäämiseksi. Myös liikuntaviraston ja varhaiskasvatusviraston tulee selvittää osallistuvan budjetoinnin käytön mahdollisuuksia.
Kulttuuri- ja kirjastolautakunta toteaa, että kulttuurikeskuksen keskeiset palvelut ovat esitykset omien kulttuuritalojen saleissa ja näiden talojen muut tapahtumat, erityisesti lapsille suunnattu taideopetus, taidenäyttelyt sekä kulttuuri- ja taidekentän toimijoiden tukemisen avustusjärjestelmän kautta ja tätä tukeva tutkimus- selvitys ja kansainvälinen yhteistyö.
Kulttuurikeskuksella on käytössään erilaisia käytäntöjä palautteen saamiseksi ja vuoropuhelun käymiseksi toimintaa suunniteltaessa ja kohdentaessa. Viraston on myös tehnyt erilaisia selvityksiä siitä, mihin kaupunginosiin eri avustusmuodot kohdentuvat, lisäksi tehdään erilaisia asiakaskyselyjä ja mittauksia. Avustuksista taideapurahojen osalta päätösten tukena on taiteen vertaisarviointiprosessi.
Kulttuurikeskus tulee lisäksi arvioimaan toiminnallisten tavoitteiden uudistamisprosessin yhteydessä miten asiakkaiden antama palaute kytkettäisiin entistä paremmin normaaliin toimintaan. Samassa yhteydessä arvioidaan myös osallistuvan budjetoinnin käyttömahdollisuuksia talojen toiminnan ja eri avustusmuotojen arvioinnissa.
Kaupunginkirjasto on aloittamassa laajan selvityksen, miten eri kanavista ja järjestelmistä saatu vaihteleva palaute voidaan jäsentää ja kytkeä toiminnan kehittämiseen. Asiakokonaisuus on osittain HelMet-tasoinen ja osin myös valtakunnallinen.
Esittelijä
kulttuurijohtaja
Stuba Nikula
Lisätiedot
Veikko Kunnas, osastopäällikkö, puhelin: 310 37002
veikko.kunnas(a)hel.fi
Stuba Nikula, kulttuurijohtaja, puhelin: 310 37000
stuba.nikula(a)hel.fi
Tuula Haavisto, kirjastotoimen johtaja, puhelin: 310 85500
tuula.haavisto(a)hel.fi
Liitteet
1 | Tarkastuslautakunnan lausuntopyyntö, Kulttuuri- ja kirjastolautakunta.pdf |
Muutoksenhaku
Muutoksenhakukielto, valmistelu tai täytäntöönpano |
Lausuntoehdotus
Lausunto on ehdotuksen mukainen.
Esittelijän perustelut
Tarkastuslautakunta hyväksyi 15.4.2015 § 45 arviointikertomuksen vuodelta 2014.
Tarkastuslautakunnan arviointikertomus vuodelta 2014
Tarkastuslautakunta on pyytänyt 13.5.2015 mennessä kulttuuri- ja kirjastolautakunnan lausuntoa kertomuksen kohdista 1.5, 1.6, 2.2–2.4 ja 4.3.2. Lausunto pyydetään osoittamaan tarkastuslautakunnalle.
Helsingin kaupungin hallinnon ja talouden tarkastussäännön 8.1 §:n mukaan tarkastuslautakunnan tulee laatia kaupunginvaltuuston asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta arviointikertomus valtuustolle. Kertomuksesta tulee hankkia tarkastussäännön 8.2 §:n mukaisesti kaupunginhallitukselta ja muilta kaupungin toimielimiltä tarvittavat lausunnot valtuustolle toimitettaviksi.
Arviointikertomus kokonaisuudessaan on tämän asian oheismateriaalina.
Esittelijä
kulttuurijohtaja
Stuba Nikula
Lisätiedot
Veikko Kunnas, osastopäällikkö, puhelin: 310 37002
veikko.kunnas(a)hel.fi
Stuba Nikula, kulttuurijohtaja, puhelin: 310 37000
stuba.nikula(a)hel.fi
Tuula Haavisto, kirjastotoimen johtaja, puhelin: 310 85500
tuula.haavisto(a)hel.fi
Liitteet
1 | Tarkastuslautakunnan lausuntopyyntö, Kulttuuri- ja kirjastolautakunta.pdf |
Oheismateriaali
1 | Tarkastuslautakunnan arviointikertomus 2014 |
Päätöshistoria
Teknisen palvelun lautakunta 07.05.2015 § 113
06.05.2015 Ehdotuksen mukaan
06.05.2015 Ehdotuksen mukaan
05.05.2015 Esittelijän muutetun ehdotuksen mukaan
29.04.2015 Ehdotuksen mukaan
15.04.2015 Ehdotuksen mukaan
08.04.2015 Ehdotuksen mukaan
01.04.2015 Ehdotuksen mukaan
| ||||
Postiosoite | Käyntiosoite | Puhelin | Y-tunnus | Tilinro |
PL 4710 | Kalevankatu 6 | +358 9 3101060 | 0201256-6 | FI3380001500500542 |
00099 Helsingin kaupunki | Helsinki 10 | Faksi |
| Alv.nro |
kulttuuri@hel.fi | http://kulttuuri.hel.fi/ | +358 9 31037009 |
| FI02012566 |
|
|