Helsingin kaupunki

Pöytäkirja

18/2019

1 (5)

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta

 

 

 

 

Asia/4

 

03.12.2019

 

 

 

 

 

 

 

 

 

§ 194

Keskustakirjasto Oodin vartiointi- ja turvallisuuspalvelujen hankinta ajalle 1.1.2020–31.12.2020 sekä optiokaudet 2021 ja 2022

HEL 2019-007075 T 02 08 02 00

Päätös

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päätti hankkia Palmia Oy:ltä vartiointi- ja turvallisuuspalvelut Helsingin keskustakirjastoon tarjouspyynnössä ilmoitettujen ehtojen mukaisesti arvonlisäverottomaan kokonaishintaan enintään 740 000 euroa.

Hankinnan sopimuskausi on 1.1.2020–31.12.2020. Hankinta sisältää lisäksi mahdollisuuden kahteen (2) yhden (1) vuoden pituiseen optiokauteen vuosille 2021 ja 2022.

Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton kokonaisarvo optiokaudet mukaan lukien on enintään 740 000 euroa. Ennakoitu kokonaisarvo sisältää perusvartioinnin lisäksi lisävartiointitarpeet esim. Kansalaistorilla ja Oodin ympäristössä tapahtuvien yleisötilaisuuksien ajaksi.

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta oikeutti toimialajohtajan allekirjoittamaan hankintasopimuksen ja optiokausia koskevat sopimukset.

Hankintasopimus ei synny tällä päätöksellä, vaan vasta myöhemmin tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Käsittely

Esteelliset: Pauliina Saares
Esteellisyyden syy: yhteisöjääviys (hallintolain 28.1 § kohta 5)

Asian aikana kuultavina olivat keskustakirjaston johtaja Anna-Maria Soininvaara ja hankinta-asiantuntija Niina Lammi. Asiantuntijat poistuivat kuulemisensa jälkeen kokouksesta.

Esittelijä

kirjastopalvelujen johtaja

Katri Vänttinen

Lisätiedot

Anna-Maria Soininvaara, Keskustakirjaston johtaja, puhelin: 310 85400

anna-maria.soininvaara(a)hel.fi

Kaarlo Haario, turvallisuuspäällikkö, puhelin: 310 20885

kaarlo.haario(a)hel.fi

Niina Lammi, hankinta-asiantuntija, puhelin: 310 20573

niina.lammi(a)hel.fi

Liitteet

1

Tarjouspyyntö

2

Hankinnan kohteen kuvaus

3

Salassa pidettävä (JulkL 24 § 1 mom 7 k.)

4

Sopimusluonnos

5

Avauspöytäkirja

6

Salassa pidettävä (JulkL 24 § 1 mom 20 k.)

7

Vertailutaulukko

Muutoksenhaku

Muutoksenhaku hankintapäätökseen, kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta

Otteet

Ote

Otteen liitteet

Tarjoajat

Esitysteksti
Muutoksenhaku hankintapäätökseen, kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta
Liite 7

Päätösehdotus

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Esittelijän perustelut

Helsingin keskustakirjasto Oodin vartiointipalvelut kilpailutettiin 21.1.2019 päivätyllä tarjouspyynnöllä osana siivous- ja toimitilapalveluiden kilpailutusta. Lautakunnan päätöksellä 27.11.2018, § 216 sopimus vartiointipalveluiden tuottamisesta Helsingin keskustakirjastossa tehtiin Palmia Oy:n kanssa erillisellä 16.1.2019 tehdyllä sopimuksella.

Alkuperäinen kilpailutus oli muotoiltu siten, että hankittavaksi tuli vajaa resurssi, jota jouduttiin täydentämään lisäpalveluhankinnoilla. Alkuperäisen vartiointisopimuksen sisältö palvelutarpeen suhteen muuttui siten, että muutos laajensi sopimuksen soveltamisalaa huomattavasti, joten hankintalain mukaan vartiointipalveluista tuli järjestää uusi EU-tarjouskilpailu.

Hankintamenettely

Hankintaan sovelletaan lakia julkisista hankinnoista. Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä. Hankinnan toteuttamiseksi järjestettiin kilpailutus soveltaen hankintalain 26 § EU-kynnysarvon ylittäviä muita erityispalveluja koskevien palveluhankintojen osalta koskevia säännöksiä.

Kilpailutuksesta julkaistiin EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankintaa koskeva hankintailmoitus ”Keskustakirjasto Oodin vartiointi- ja turvallisuuspalvelut” sähköisessä ilmoituskanava HILMA:ssa 14.10.2019. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että puitejärjestelyyn valitaan yksi (1) toimittaja.

Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä on esitetty tarjoajan soveltuvuutta koskevat vähimmäisvaatimukset ja niiden täyttymisen selvittämiseksi vaaditut liitteet. Hankintayksikön erikseen määrittelemien vähimmäisvaatimusten lisäksi tarjoajan on täytettävä ESPD – lomakkeella vaaditut edellytykset ja kaikki tilaajavastuulain mukaiset vaatimukset ja velvoitteet.

Tarjouspyyntö on tämän päätöksen liitteenä 1.

Saadut tarjoukset

Määräaikaan 18.11.2019 klo 12.00 mennessä tarjouksia saapui yhteensä neljä (4): AVARN Security Oy, Palmia Oy, Safetor Oy ja Securitas Oy,

Avauspöytäkirja on liitteenä 5.

Soveltuvuusvaatimusten täyttymisen ja tarjouksen tarkistus:

Tarjouspyynnössä asetettujen soveltuvuusehtojen täyttymisen ja tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastuksen yhteydessä todettiin, että tarjoukset täyttävät niille asetetut vähimmäisvaatimukset.

Tarjousten vertailu

Tarjousten vertailussa kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin parasta hinta-laatusuhdetta, jossa vertailuperusteena olivat palvelun laatutekijät arvoltaan enintään 25 pistettä ja hintatekijät 75 pistettä. Palvelun laatua vertailtiin seuraavien tekijöiden perusteella: Laatuvertailuperusteina olivat kuvaukset tarjoajan haltuunottosuunnitelmasta, kuvaus palvelun kehittämisestä ja ylläpidosta sekä sähköisen asiointi- ja raportointijärjestelmän tarjoaminen kohteeseemme. Tarjoushinnat pyydettiin kiinteinä yksikköhintoina palvelukohtaisesti. Tarjousten laatukriteerit pisteytettiin vähimmäisvaatimusten täyttävien tarjoajien toimittamien palvelukuvausten perusteella.

Tarjousten laatuvertailussa Palmia Oy:n antamassa kuvauksessa haltuunottosuunnitelmasta on esitetty kaikki asiat, jotka tulee käsitellä yhteistoiminnassa sekä toimenpiteet palvelun käynnistämisestä aikatauluineen, kuvaus on realistinen ja toteutuskelpoinen. Haltuunottokuvaus on kohdennettu kohteeseen ja siinä tunnistetaan kohteen erityispiirteet ja se on kuvattu asiakkaan näkökulma huomioon ottaen. Kuvaus palvelun kehittämisestä ja ylläpidosta asiakkaan kanssa on konkreettinen ja yksityiskohtainen sekä toteutuskelpoinen ja siinä on huomioitu menetelmät, raportointi sekä palautteiden käsittely. Palmia Oy tarjoaa sähköisen asiointi- ja raportointijärjestelmän, jossa automatisoitujen raporttien lisäksi asiakas voi itse tarkastella kohteeseen liittyvää raportointia.

Tarjousten vertailutaulukko on tämän päätöksen liitteenä 6.

Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen perusteella valituksi tulee Palmia Oy.

Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta erikseen allekirjoitettavalla tarjouspyynnön liitteenä olleen sopimusluonnoksen mukaisella sopimuksella.

Sopimuksessa noudatetaan Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja palveluhankinnoissa (Jyse 2014 Palvelut).

Tarjoukset liitteineen ovat kokonaisuudessaan lautakuntalaisten nähtävillä ennen kokousta lautakunnan kokoushuoneessa klo 15:30 alkaen ja tarvittaessa tätä ennen valmistelijan kanssa sovittavissa.

Esittelijä

kirjastopalvelujen johtaja

Katri Vänttinen

Lisätiedot

Anna-Maria Soininvaara, Keskustakirjaston johtaja, puhelin: 310 85400

anna-maria.soininvaara(a)hel.fi

Kaarlo Haario, turvallisuuspäällikkö, puhelin: 310 20885

kaarlo.haario(a)hel.fi

Niina Lammi, hankinta-asiantuntija, puhelin: 310 20573

niina.lammi(a)hel.fi

Liitteet

1

Tarjouspyyntö

2

Hankinnan kohteen kuvaus

3

Salassa pidettävä (JulkL 24 § 1 mom 7 k.)

4

Sopimusluonnos

5

Avauspöytäkirja

6

Salassa pidettävä (JulkL 24 § 1 mom 20 k.)

7

Vertailutaulukko

Muutoksenhaku

Muutoksenhaku hankintapäätökseen, kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta

Otteet

Ote

Otteen liitteet

Tarjoajat

Esitysteksti
Muutoksenhaku hankintapäätökseen, kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta
Liite 7

.

 

Postiosoite

Käyntiosoite

Puhelin

Y-tunnus

Tilinro

PL 25401

Paavo Nurmen kuja 1 C

+358 9 310 1060

0201256-6

FI0680001200062637

00099 HELSINGIN KAUPUNKI

Helsinki 25

Faksi

 

Alv.nro

kulttuurijavapaa-aika@hel.fi

 

+358 9 310 87770

 

FI02012566