§ 23

Hankintayksikön hankintaoikaisu sekä päätös kameravalvonta- ja äänentoistojärjestelmän laajennuksesta ja ylläpidosta

HEL 2018-000172 T 02 08 01 00

Päätös

Liikenneliikelaitoksen johtokunta päätti esityksessä mainituilla perusteilla kumota hankintaoikaisuna johtokunnan päätöksen 10 §, 18.1.2018 koskien kameravalvonta- ja äänentoistojärjestelmän laajennusta ja ylläpitoa, koska päätösehdotuksessa oli voittaneen tarjoajan Stanley Security Oy:n osalta käytetty kirjoitusvirheen vuoksi väärää hintaa, vaikka vertailu tarjoajien kesken oli tehty oikein tarjoajien antamilla huoltotarjouksen hinnoilla.

Lisäksi liikenneliikelaitoksen johtokunta päätti edellä olevan mukaisesti korjata aikaisemmassa hankintapäätöksessä olleen kirjoitusvirheen ja oikeuttaa liikenneliikelaitoksen tekemään puitesopimukset kameravalvonta- ja äänentoistojärjestelmän laajennuksesta ja ylläpidosta hankinta-asiakirjoista lähemmin ilmenevin ehdoin kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehneiltä:

        Stanley Security Oy

        Caverion Suomi Oy

niin, että

        sopimuskausi on 01.01.2018 - 31.12.2021

        tehtävissä sopimuksissa hinnat ovat kiinteät koko sopimuskauden ajan

        kameravalvonnan- ja äänentoistojärjestelmän laajennuksen ja ylläpidon kokonaiskustannukset tehtävien puitesopimusten perusteella ovat yhteensä enintään 1.750.000,00 euroa (alv 0 %)

Lisäksi johtokunta päätti oikeuttaa liikenneliikelaitoksen tekemään sopimuksen kameravalvonta- ja äänentoistojärjestelmän huollosta ja kunnossapidosta tarjouskilpailussa halvimman huoltotarjouksen antaneen Stanley Security Oy:n kanssa siten, että:

        sopimuskausi on 01.01.2018 - 31.12.2021

        tehtävässä sopimuksessa hinnat ovat kiinteät koko sopimuskauden ajan

        huolto- ja ylläpitosopimuksen hinta on koko sopimuskauden ajalta yhteensä enintään 106.944,00 euroa (alv 0 %).

        kameravalvonta- ja äänentoistojärjestelmän huollon ja kunnossapidon vertailuna käytettiin kokonaistaloudellista edullisuutta, jossa hinnan painoarvo oli 100 %.

Lisäksi johtokunta päätti oikeuttaa HKL:n tekemään seuraavat kameravalvonta- ja äänentoistojärjestelmän huolto- ja kunnossapidon sopimukset optioiden 1,2 ja 3 mukaisesti Stanley Security Oy:n kanssa seuraavasti:

Optio 1: Länsimetron kamera- ja äänentoistojärjestelmän keskus- ja valvomolaitteita koskeva huoltosopimus

        tehtävässä sopimuksessa hinnat ovat kiinteät koko sopimuskauden ajan

        huolto- ja ylläpitosopimuksen hinta on koko sopimuskauden ajalta yhteensä enintään 149.760,00 euroa (alv 0 %).

Optio 2: Länsimetron kamera- ja äänentoistojärjestelmän kameroita koskeva huoltosopimus

        tehtävässä sopimuksessa hinnat ovat kiinteät koko sopimuskauden ajan

        huolto- ja ylläpitosopimuksen hinta on koko sopimuskauden ajalta yhteensä enintään 134.832,00 euroa (alv 0 %).

Optio 3: Kantametron kamera- ja äänentoistojärjestelmän kameroita koskeva huoltosopimus

        tehtävässä sopimuksessa hinnat ovat kiinteät koko sopimuskauden ajan

        huolto- ja ylläpitosopimuksen hinta on koko sopimuskauden ajalta yhteensä enintään 87.024,00 euroa (alv 0 %).

Kameravalvonta- ja äänentoistojärjestelmän laajennuksen ja ylläpidon kokonaiskustannukset sopimuskaudelle 01.01.2018 - 31.12.2021 ovat yhteensä enintään 2.228.560,00 euroa (alv 0 %).

Puitesopimus tehdään siten, että laitetoimituksia, kamera- ja kaiutinasennuksia ja kaapelointitöitä voidaan tilata molemmilta tarjoajilta. Järjestelmän laajennukseen liittyvät konfigurointi- ja ohjelmointityöt tilataan edullisemman tarjouksen jättäneen tarjoajan kanssa.

Tilaajalla on oikeus valita myöhemmin yksilöityihin toimeksiantoihin edullisuusjärjestys huomioon ottaen se toimittaja, jolla on tilaajan kannalta parhaat edellytykset toimeksiannon suorittamiseen tilaajan toiminnan edellyttämän tarpeen ja aikataulun sekä toimittajan kapasiteetin mukaan.

Tilaaja voi järjestää myös erillisten toimeksiantojen osalta minikilpailutuksen puitejärjestelyyn valittujen toimittajien kesken. Toimittaja on velvollinen antamaan aina pyydettäessä tilaajalle kohteesta arvion työn kustannuksista ja kestosta ennen tilaajan päätöstä toimeksiannon suorittamisesta. Töissä käytetään pääasiassa tilausmenettelyä, mutta tarvittaessa myös yksittäisestä työstä voidaan laatia kirjallinen sopimus.

Jos tilaaja arvioi, ettei toimittajalla ole mahdollisuutta toteuttaa hankintaa resurssisyistä tai jos tehtävän sisällöstä tai työn kustannusarvioista ei päästä yhteisymmärrykseen, neuvottelut käynnistetään edullisuusjärjestys huomioon ottaen seuraavan toimittajan kanssa, jolla on parhaat edellytykset toimeksiannon suorittamiseen tilaajan edellyttämän tarpeen ja aikataulun sekä toimittaja kapasiteetin mukaan.

Edellä kuvatusta toimeksiantojen ohjautumisesta voidaan poiketa tapauskohtaisesti perustellusta syystä, esimerkiksi resurssisyyt, asiakastuntemus tai toimittajan erityinen asiantuntemus.

Esittelijä

yksikön johtaja

Artturi Lähdetie

Lisätiedot

Magnus Blank, suunnittelija, puhelin: 310 35528

magnus.blank(a)hel.fi

Liitteet

Muutoksenhaku

Otteet

Päätösehdotus

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Esittelijän perustelut

Päätösehdotuksessa oli voittaneen tarjoajan Stanley Security Oy:n osalta käytetty kirjoitusvirheen vuoksi väärää hintaa, vaikka vertailu tarjoajien kesken oli tehty oikein tarjoajien antamilla huoltotarjouksen hinnoilla.

Lain vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista (erityisalojen hankintalaki, 1398/2016) 123 §:n mukaan hankintayksikön päätöksen poistamiseen ja muun hankintamenettelyssä tehdyn ratkaisun peruuttamiseen sekä asian uudelleen ratkaisemiseen sovelletaan, mitä hankintaoikaisusta laissa julkisista hankinnoista (hankintalaki, 1397/2016) 132-135 §:ssä säädetään.

Hankintalain 132 §:n mukaan hankintayksikkö voi itse poistaa virheellisen päätöksensä tai peruuttaa muun hankintamenettelyssä tehdyn ratkaisun, jolla on oikeudellisia vaikutuksia ehdokkaiden tai tarjoajien asemaan, ja ratkaista asian uudelleen (hankintaoikaisu), jos päätös tai muu hankintamenettelyssä tehty ratkaisu perustuu lain soveltamisessa tapahtuneeseen virheeseen tai jos asiaan on tullut sellaista uutta tietoa, joka voi vaikuttaa päätökseen, ratkaisuun tai hankintasopimuksen tekemisen edellytyksiin. Päätöksen tai ratkaisun oikaiseminen ei edellytä asianosaisen suostumusta.

Hankintalain 133 §:n mukaan hankintayksikkö voi ottaa hankintaoikaisun käsiteltäväkseen omasta aloitteestaan tai asianosaisen vaatimuksesta. Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta hankintamenettelyssä tehdystä ratkaisusta. Hankintayksikkö voi itse ottaa hankintapäätöksen tai ratkaisun korjattavakseen 90 päivän kuluessa siitä, kun hankintaoikaisun kohteena oleva päätös tai ratkaisu on tehty.

HKL toteaa, että johtokunnan päätöksessä 10 §, 18.1.2018 koskien kameravalvonta- ja äänentoistojärjestelmän laajennusta ja ylläpitoa oli Stanley Security Oy:n osalta virheellinen huoltotarjouksen hinta. Päätöksessä olleen virheen vuoksi on perusteltua arvioida, että HKL:n tulee kumota edellä mainittu johtokunnan päätös hankintayksikön hankintaoikaisuna ja tehdä asiassa uusi hankintapäätös.

Hankinnan kohde on HKL:n kiinteistöjen kameravalvonta- ja äänentoistojärjestelmän laajennus ja ylläpito ajalle 01.01.2018 - 31.12.2021.

Rajoitettu menettely

Helsingin kaupungin liikenneliikelaitos järjesti puitejärjestelynä tarjouskilpailun (30H17, 31.08.2017) kameravalvonta- ja äänentoistojärjestelmän laajennuksesta ja ylläpidosta. Hankintamenettelynä käytettiin EU-menettelyn mukaista rajoitettua menettelyä. Tarjouskilpailun rajoitetusta menettelystä ilmoitettiin julkisesti 31.08.2017 Internet-osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi ja Euroopan unionin virallisen lehden täydennysosassa 2017/S 111-223981. Menettelyssä kenellä tahansa oli oikeus pyytää tarjouspyyntöasiakirjoja ja osallistua tarjouskilpailuun.

Osallistumispyyntö

Tarjouskilpailu järjestettiin siten, että ensin julkistettiin osallistumispyyntö tarjouspalvelu.fi:ssä. Osallistumispyyntöön vastasi määräaikaan mennessä 3 alan yritystä joiden soveltuvuuden tarkistamisen jälkeen toimitettiin täydelliset tarjouspyynnön asiakirjat.

Tarjouspyyntö

Tarjousasiakirjojen määräaika oli 08.12.2017 kello 12:00 mennessä. Määräaikaan mennessä tarjouksen jätti 2 alan yritystä.

Tarjousten käsittely toteutettiin kolmessa vaiheessa:

1. Tarjoajien soveltavuuden tarkistaminen
2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen
3. Tarjousten vertailu

Tarjoajan soveltavuuden tarkistamisen tarkoituksena oli selvittää tarjoajan edellytykset suoriutua kameravalvonta- ja äänentoistojärjestelmän laajennuksen ja ylläpitopalveluiden tuottamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistamisen tarkoituksena oli arvioida tarjouksia suhteessa niihin vaatimuksiin, joita ostettavalta palvelulta edellytettiin. Pakolliset vaatimukset ja pyydetyt selvitykset esitettiin tarjouspyynnössä ja sen liitteissä. Liitteessä on esitetty taulukko tarjoajien soveltuvuuden ja tarjouspyynnönmukaisuuden arvioinnista.

Neuvottelumenettely

Koska yksikään tarjouksista eivät vastanneet HKL:n tarjouspyynnölle esittämiä vaatimuksia, siirryttiin tarjouskilpailussa neuvottelumenettelyyn. Neuvottelumenettelyn tarkoituksena oli saattaa tarjouspyyntöasiakirjat ja saadut tarjoukset vastaamaan HKL:n tarpeita. Neuvottelukierroksen jälkeen julkaistiin lopullinen tarjouspyyntö.

Tarjousten vertailu

Tarjousten vertailu tehtiin niiden tarjousten osalta, jotka täyttivät tarjoajille ja tarjouksille asetetut vaatimukset. Tarjousten ratkaisuperusteena on ollut kokonaistaloudellinen edullisuus.

Arviointiperusteena käytettiin seuraavia kriteereitä:

1. Hinta 70 %

        Tarjoushinnoissa vertailuhintoina käytettiin järjestelmälaajennuksen kokonaishintaa, huolto- ja ylläpitosopimuksen hintaa sekä tarjoajan antamaa tuntihintaa.

        Halvimman palvelun tuottaja sai parhaat hintapisteet (70 pistettä). Muut saivat (halvin hinta / yrityksen hinta) x 70 pistettä.

2. Palvelun laatu 30 %

        Laadun vertailuperusteena käytettiin tarjoajien soveltuvuuden vähimmäisvaatimukset ylittävää osuutta.

        Laatuarviointi suoritettiin tarjouksen liitteeksi vaadittujen selvitysten perusteella

        Laatutekijät ja niiden osakokonaisuudet painoarvoineen on esitetty liitteenä olevassa tarjousten vertailutaulukossa. Laatupisteet skaalattiin siten, että parhaimmat laatupisteet saanut yritys sai 30 laatupistettä, muut saivat (yrityksen pistemäärä/parhaan pistemäärä) x 30 pistettä.

Vertailupisteet laskettiin hinta- ja laatupisteiden yhteenlaskettuna summana. Korkeimman yhteispistemäärän saanut ehdokas valitaan palveluntuottajaksi huoltosopimuksen osalta. Näin tarjoajat on saatu seuraavaan paremmuusjärjestykseen:

Esittelijä

yksikön johtaja

Artturi Lähdetie

Lisätiedot

Magnus Blank, suunnittelija, puhelin: 310 35528

magnus.blank(a)hel.fi

Liitteet

Muutoksenhaku

Otteet

Päätöshistoria

Liikenneliikelaitoksen johtokunta 18.01.2018 § 10

HEL 2018-000172 T 02 08 01 00

Päätös

Liikenneliikelaitoksen johtokunta päätti oikeuttaa liikenneliikelaitoksen tekemään puitesopimukset  kameravalvonta- ja äänentoistojärjestelmän laajennuksesta ja ylläpidosta hankinta-asiakirjoista lähemmin ilmenevin ehdoin kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehneiltä:

        Stanley Security Oy

        Caverion Suomi Oy

niin, että

        sopimuskausi on 01.01.2018 - 31.12.2021

        tehtävissä sopimuksissa hinnat ovat kiinteät koko sopimuskauden ajan

        kameravalvonnan- ja äänentoistojärjestelmän laajennuksen ja ylläpidon kokonaiskustannukset tehtävien puitesopimusten perusteella ovat yhteensä enintään 1.750.000,00 euroa (alv 0 %)

Lisäksi johtokunta päätti oikeuttaa liikenneliikelaitoksen tekemään sopimuksen kameravalvonta- ja äänentoistojärjestelmän huollosta ja kunnossapidosta tarjouskilpailussa halvimman huoltotarjouksen antaneen Stanley Security Oy:n kanssa siten että:

        sopimuskausi on 01.01.2018 - 31.12.2021

        tehtävässä sopimuksessa hinnat ovat kiinteät koko sopimuskauden ajan

        huolto- ja ylläpitosopimuksen hinta on koko sopimuskauden ajalta yhteensä enintään 153.600,00 euroa (alv 0 %).

Lisäksi johtokunta päätti oikeuttaa HKL:n tekemään seuraavat kameravalvonta- ja äänentoistojärjestelmän huolto- ja kunnossapidon sopimukset optioiden 1,2 ja 3 mukaisesti Stanley Security Oy:n kanssa seuraavasti:

Optio 1: Länsimetron kamera- ja äänentoistojärjestelmän keskus- ja valvomolaitteita koskeva huoltosopimus

        tehtävässä sopimuksessa hinnat ovat kiinteät koko sopimuskauden ajan

        huolto- ja ylläpitosopimuksen hinta on koko sopimuskauden ajalta yhteensä enintään 149.760,00 euroa (alv 0 %).

Optio 2: Länsimetron kamera- ja äänentoistojärjestelmän kameroita koskeva huoltosopimus

        tehtävässä sopimuksessa hinnat ovat kiinteät koko sopimuskauden ajan

        huolto- ja ylläpitosopimuksen hinta on koko sopimuskauden ajalta yhteensä enintään 134.832,00 euroa (alv 0 %).

Optio 3: Kantametron kamera- ja äänentoistojärjestelmän kameroita koskeva huoltosopimus

        tehtävässä sopimuksessa hinnat ovat kiinteät koko sopimuskauden ajan

        huolto- ja ylläpitosopimuksen hinta on koko sopimuskauden ajalta yhteensä enintään 87.023,00 euroa (alv 0 %).

Kameravalvonta- ja äänentoistojärjestelmän laajennuksen ja ylläpidon kokonaiskustannukset sopimuskaudelle 01.01.2018 - 31.12.2021 ovat yhteensä enintään 2.275.215,00 euroa (alv 0 %).

Puitesopimus tehdään siten, että laitetoimituksia, kamera- ja kaiutinasennuksia ja kaapelointitöitä voidaan tilata molemmilta tarjoajilta. Järjestelmän laajennukseen liittyvät konfigurointi- ja ohjelmointityöt tilataan edullisemman tarjouksen jättäneen tarjoajan kanssa.

Tilaajalla on oikeus valita myöhemmin yksilöityihin toimeksiantoihin edullisuusjärjestys huomioon ottaen se toimittaja, jolla on tilaajan kannalta parhaat edellytykset toimeksiannon suorittamiseen tilaajan toiminnan edellyttämän tarpeen ja aikataulun sekä toimittajan kapasiteetin mukaan.

Tilaaja voi järjestää myös erillisten toimeksiantojen osalta minikilpailutuksen puitejärjestelyyn valittujen toimittajien kesken. Toimittaja on velvollinen antamaan aina pyydettäessä tilaajalle kohteesta arvion työn kustannuksista ja kestosta ennen tilaajan päätöstä toimeksiannon suorittamisesta. Töissä käytetään pääasiassa tilausmenettelyä, mutta tarvittaessa myös yksittäisestä työstä voidaan laatia kirjallinen sopimus.

Jos tilaaja arvioi, ettei toimittajalla ole mahdollisuutta toteuttaa hankintaa resurssisyistä tai jos tehtävän sisällöstä tai työn kustannusarvioista ei päästä yhteisymmärrykseen, neuvottelut käynnistetään edullisuusjärjestys huomioon ottaen seuraavan toimittajan kanssa, jolla on parhaat edellytykset toimeksiannon suorittamiseen tilaajan edellyttämän tarpeen ja aikataulun sekä toimittaja kapasiteetin mukaan.

Edellä kuvatusta toimeksiantojen ohjautumisesta voidaan poiketa tapauskohtaisesti perustellusta syystä, esimerkiksi resurssisyyt, asiakastuntemus tai toimittajan erityinen asiantuntemus.

Esittelijä

yksikön johtaja

Artturi Lähdetie

Lisätiedot

Magnus Blank, suunnittelija, puhelin: 310 35528

magnus.blank(a)hel.fi