§ 321

Aikuisten palvelujen asiakaspalveluprosessien kehittäminen - sähköisen asioinnin automatisointiin liittyvän lisätilauksen 2013 hankinta

HEL 2013-009687 T 05 00 00

Päätös

Sosiaali- ja terveyslautakunta päätti hankkia CGI Suomi Oy:ltä aikuisten palvelujen sähköisen asioinnin järjestelmään liittyvän kirjallisten toimeentulotukihakemusten automatisointiin liittyvän lisätilauksen.

Hankinta liittyy Helsingin sosiaaliviraston ja Logica Suomi Oy:n väliseen puitesopimuksen 20608, 13.2.2009 (Asiakastietojärjestelmä ATJ:n kehittäminen – Konsultointi- ja projektipalvelut). CGI Suomi Oy (ent. Logica Suomi Oy) on sosiaali- ja terveysvirastolle räätälöidyn ATJ-järjestelmän toteuttaja.

Hankinta toteutetaan hankintalain 27 §:n 1 momentin 2 kohdan tarkoittamana suorahankintana.

Lisäksi sosiaali- ja terveyslautakunta päätti oikeuttaa tietohallinto- ja viestintäpalvelut –osaston osastopäällikön tilaamaan sanotun toiminnallisuuden.

Tilauksen hinta on korkeintaan 270 000 euroa ilman arvonlisäveroa, arvonlisäverollinen hinta on 334 800 euroa (alv 24 %).

Tarvittavat määrärahat on varattu sosiaali- ja terveysviraston vuoden 2013 atk-investointimäärärahoihin.

Esittelijä

virastopäällikkö

Matti Toivola

Lisätiedot

Helena Ylisipola, osastopäällikkö, puhelin: 310 43366

helena.ylisipola(a)hel.fi

Arja Rantanen, tietojärjestelmäpäällikkö, puhelin: 310 75505

arja.rantanen(a)hel.fi

Maarit Vajavaara, tietojenkäsittelyn suunnittelija, puhelin: 310 43309

maarit.vajavaara(a)hel.fi

Liitteet

Otteet

Päätösehdotus

Sosiaali- ja terveyslautakunta päättänee hankkia CGI Suomi Oy:ltä aikuisten palvelujen sähköisen asioinnin järjestelmään liittyvän kirjallisten toimeentulotukihakemusten automatisointiin liittyvän lisätilauksen.

Hankinta liittyy Helsingin sosiaaliviraston ja Logica Suomi Oy:n väliseen puitesopimuksen 20608, 13.2.2009 (Asiakastietojärjestelmä ATJ:n kehittäminen – Konsultointi- ja projektipalvelut). CGI Suomi Oy (ent. Logica Suomi Oy) on sosiaali- ja terveysvirastolle räätälöidyn ATJ-järjestelmän toteuttaja.

Hankinta toteutetaan hankintalain 27 §:n 1 momentin 2 kohdan tarkoittamana suorahankintana.

Lisäksi sosiaali- ja terveyslautakunta päättänee oikeuttaa tietohallinto- ja viestintäpalvelut –osaston osastopäällikön tilaamaan sanotun toiminnallisuuden.

Tilauksen hinta on korkeintaan 270 000 euroa ilman arvonlisäveroa, arvonlisäverollinen hinta on 334 800 euroa (alv 24 %).

Tarvittavat määrärahat on varattu sosiaali- ja terveysviraston vuoden 2013 atk-investointimäärärahoihin.

Esittelijä

Lähtökohdat

Kehittämishanketta varten Helsingin sosiaalivirasto ja Logica Suomi Oy (nykyisin CGI Suomi Oy), joka on sosiaali- ja terveysvirastolle räätälöidyn asiakastietojärjestelmän (ATJ) toteuttaja, solmivat 13.2.2009 puitesopimuksen 20608 (Asiakastietojärjestelmä ATJ:n kehittäminen – Konsultointi- ja projektipalvelut). Puitesopimus antaa puitteet sille, miten ATJ:n kehittämisen osalta toimitaan, ja siinä on sovittu yhteistyön raameista, yhteistyön edelleen kehittämisestä sekä sopijapuolten oikeuksista ja velvoitteista yhteistyön toteuttamisessa. Tarkoituksena on kehittää ATJ-asiakastietojärjestelmää sosiaali- ja terveysviraston tavoitteiden ja strategioiden mukaisesti. Sopimuksen kohteena on ATJ:n jatkokehittäminen, joka toteutuu hankeohjelman mukaisesti projekteittain. Puitesopimus on voimassa vuoden 2013 loppuun ja sen jälkeen, mikäli halutaan, kalenterivuoden kerrallaan 6 kuukauden irtisanomisajalla.

Aikuisten palvelujen asiakaspalveluprosessien kehittäminen sähköinen asiointi -hankekokonaisuus perusteluineen on käynnistetty sosiaalilautakunnan 16.8.2011 kokouksessa. Vuoden 2012 projektit on hyväksytty sosiaalilautakunnassa 20.3.2012.

Hankkeen suunnittelua ja toteutusta tehdään ns. inkrementaalisen kehittämismallin mukaisesti, missä suunnittelu ja toteutus on jaettu osakokonaisuuksiin ja hankkeessa toimivat sosiaali- ja terveysviraston toimeentulotuen ja tietohallinnon työntekijät tarkistavat, toteutuksen osalta myös testaavat, sovitut osakokonaisuudet. Tarkistus- ja testaustulokset voivat vaikuttaa seuraavien osien toteutukseen. Tästä syystä alkuvuonna ei voida arvioida, mitkä tulevat olemaan koko vuoden yksittäisten projektin tehtävät ja kestot. Näin ei myöskään yksittäisten projektin kustannusarvioita voida saada ennen kuin tehtävät ovat määriteltyjä. Inkrementaalisen kehitystavan hyötynä on se, että tulevat käyttäjät pääsevät vaikuttamaan järjestelmämuutoksiin kussakin testausvaiheessa, jolloin toteutusta voidaan vielä muuttaa seuraavissa toteutusosioissa ja näin minimoida käyttöönoton riskejä.

Vuoden 2013 sähköisen asioinnin projektien perushankintapäätös on tehty virastopäällikön päätöksellä 15.3.2013 (§ 86). Virastopäällikön em. päätöksen tilauksen hinta oli korkeintaan 750 000 euroa ilman arvonlisäveroa. Kesällä 2013 on virastopäällikön päätöksellä (22.7.2013 § 220) tilattu hankkeen 7.5.2012 hyväksymän laajennuksen toteutus, korkeintaan 240 000 euroa ilman arvonlisäveroa. Laajennuksen myötä toimeentulotuen työntekijät saavat alkuperäistä suunnitelmaa laajemman uudistetun käyttöliittymän ja sen toiminnallisuudet käyttöön. Toimeentulotuen hakemisprosessi voidaan hoitaa uudistetulla käyttöliittymällä päätöksentekoon ja tiedoksiantoon asti sähköisesti. Tämä sujuvoittaa työntekijöiden työprosessia ja parantaa järjestelmän käytettävyyttä.

Kysymyksessä oleva hankinta

Kysymys on kirjallisten toimeentulotukihakemusten automatisointiin liittyvästä hankkeesta, jolla mahdollistetaan hakemusten käsittelyprosessin automatisointi kokonaisuudessaan, myös kirjallisesti tai suullisesti tehtyjen hakemusten osalta. Tällä päätöksellä toteutetaan Toimeentulotuen eAsioinnin – toteutusprojektin sekä toimeentulotuen asiointi ATJ:ssä – käyttöönotto- ja pilotointiprojektin loput tehtävät, muun muassa sähköisen asioinnin kaupunkiportaalin ja ATJ:n väliset integraatiot ja hallintokäyttöliittymät. Automatisointi on olennaista toimeentulotuki-prosessin toimivuuden varmistamiseksi ja hakemusten käsittelyaikojen nopeuttamiseksi tilanteessa, jossa asiakasmäärät lisääntyvät. Automatisoitu prosessi on kustannustehokas ja hankinnan käynnistämisen yhteydessä vuonna 2011 tehdyn laskelman perusteella arvioitiin investoinnin maksavan itsensä takaisin vähän runsaassa kahdessa vuodessa.

Hankkeen toteuttaminen edellyttää olemassa olevan CGI Suomi Oy:n omistamaan järjestelmään kuuluvien ohjelmistojen ja tietokantojen kehittämistä. Järjestelmän ohjelmistot ovat CGI Suomi Oy:n yksinoikeudella suojattuja. Näin ollen vain sanottu yhtiö voi toteuttaa hankinnan. Hankintalain 27 §:n 1 momentin 2 kohdan edellytykset suorahankinnan toteuttamiseen ovat siten olemassa.

Tämän hankintapäätöksen hinta on korkeintaan 270 000 euroa.

Vuoden 2013 sähköisen asioinnin tilaukset ovat yhteensä korkeintaan 1,26 milj. euroa.

Toimeentulotuen sähköisen hakemisen pilotoinnin tavoiteaikatauluna on marras-joulukuu 2013. 

Hankkeen tulokset ja määrärahan käyttö vuosilta 2011–2013 on kuvattu liitteessä. 

Sähköisen asioinnin ja asiakirjahallinnan käyttöönoton edellyttämistä käyttöpalvelu- ja ylläpitokustannuksista tehdään erillinen hankintapäätös.

Kehittämisen suhde Apotti -hankkeeseen

HUS ja pääkaupunkiseudun kunnat ovat suunnittelemassa yhteisen asiakas- ja potilastietojärjestelmän Apotin käyttöönottamista. Sosiaali- ja terveyslautakunta on hyväksynyt Apotti-hankkeen yhteistoimintasopimuksen ja hankintailmoituksen. 

Apotti-hanke on hankintavaiheessa. 30.8.2013 on julkaistu pyyntö osallistumishakemusten jättämiseen. Apotin ensimmäisten toteutusten käyttöönottovuodeksi tavoitellaan v. 2017. Sosiaalitoimen avopalvelujen osalta aikataulua ei voida tällä hetkellä arvioida. Apotti-hankinnan toiminnallinen painopistealue on ensisijaisesti hoitoon ja hoivaan liittyvissä palvelukokonaisuuksissa.

On mahdollista, että Apotti-järjestelmäkokonaisuus ei tule sisältämään kaikkia sosiaalitoimen palveluja.

ATJ-järjestelmään toteutettavat tekniset uudistukset mahdollistavat järjestelmän tai sen osien (esim. toimeentulotuki tai toimeentulotuen sähköinen hakeminen) integroinnin toisiin tietojärjestelmiin. Toimeentulotuen sähköisessä hakemuksessa hyödynnetään valtakunnallista ”Julkiset Palvelut Verkkoon” – hankkeessa toteutettua avointa toimeentulotuen palvelurajapintaa.  

Mikäli valtakunnan tasolla myöhemmin päädytään siihen, että toimeentulotuen maksatus siirretään Kelan tehtäväksi, jää tämän hetkisen tiedon mukaan kunnille joka tapauksessa harkinnanvarainen toimeentulo-tuki, joten kunta tarvitsee järjestelmän tämän palvelun hoitamista varten.

Esittelijä

virastopäällikkö

Matti Toivola

Lisätiedot

Helena Ylisipola, osastopäällikkö, puhelin: 310 43366

helena.ylisipola(a)hel.fi

Arja Rantanen, tietojärjestelmäpäällikkö, puhelin: 310 75505

arja.rantanen(a)hel.fi

Maarit Vajavaara, tietojenkäsittelyn suunnittelija, puhelin: 310 43309

maarit.vajavaara(a)hel.fi

Liitteet

Otteet

.