§ 68

Hoitosänkyjen ja painehaavoja ehkäisevien ja hoitavien patjojen vuokrauspalvelun hankinnan keskeytys

HEL 2019-006884 T 02 08 02 00

Päätös

Sosiaali- ja terveyslautakunta päätti keskeyttää hoitosänkyjen ja painehaavoja ehkäisevien ja hoitavien patjojen vuokrauspalvelun hankinnan lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) 125 §:n ja 123 §:n mukaisesti ja kilpailuttaa hankinnan uudelleen.

Samalla sosiaali- ja terveyslautakunta totesi, että keskeytettävään hankintaan jätetyt tarjousasiakirjat eivät ole julkisia ennen kuin uusi kilpailutus on ratkaistu (laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999 24 § 1 momentti 17 kohta).

Esittelijä

sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja

Juha Jolkkonen

Lisätiedot

Johanna Kahilakoski, vastaava hankinta-asiantuntija, puhelin: 310 21831

johanna.kahilakoski(a)hel.fi

Eeva-Liisa Rintala, hankinta-asiantuntija, puhelin: 310 20252

eevaliisa.rintala(a)hel.fi

Muutoksenhaku

Otteet

Päätösehdotus

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Esittelijän perustelut

Taustaa

Sosiaali- ja terveyslautakunta hyväksyi 3.12.2019 § 288 hoitosänkyjen ja painehaavoja ehkäisevien ja hoitavien patjojen vuokrauspalvelun hankinnan keskeiset periaatteet ja ehdot. Lisäksi sosiaali- ja terveyslautakunta oikeutti sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtajan tekemään hankinnasta päätöksen, päättämään optiokauden käyttöönotosta, allekirjoittamaan tämän päätöksen perusteella solmittavat sopimukset sekä päättämään sopimusten irtisanomisista ja purkamisista.

Sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja on tehnyt päätöksen hoitosänkyjen ja painehaavoja ehkäisevien ja hoitavien patjojen vuokrauspalvelun hankinnasta 2.4.2020 § 70.

Kilpailutuksen tarkoituksena oli sopia puitejärjestelystä, jonka ehtojen perusteella toimittajat sitoutuvat toimittamaan hoitosänkyjen ja painehaavoja ehkäisevien ja hoitavien patjojen vuokrauspalvelua Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveystoimialan sairaalaosastoille, asumisyksiköihin, laitoksiin ja asiakkaiden koteihin Helsingin kaupungin alueella.

Kilpailutus

Hankinnasta järjestettiin tarjouskilpailu hankintalain (1397/2016) mukaisella avoimella menettelyllä. Hankinnan kohteena oli hoitosänkyjen ja painehaavoja ehkäisevien ja hoitavien patjojen vuokrauspalvelu sosiaali- ja terveystoimialan eri yksiköiden asiakkaita varten.

Sosiaali- ja terveystoimialan hankintapalvelujen lisäksi tarjouspyyntöasiakirjojen valmistelussa on ollut mukana asiantuntijoita sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalveluista sekä perhe- ja sosiaalipalveluista.

Tarjouspyyntö

Tarjouspyyntö julkaistiin osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi 11.12.2019. Tarjoajille asetetut vaatimukset kävivät ilmi tarjouspyynnöstä. Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä oli määriteltynä hankittavien tuotteiden ehdottomat vaatimukset. Tuote-esitteiden ja CE-todistuksien verkkosivujen linkit tuli ilmoittaa tarjouksessa.

Tarjoaja saattoi jättää tarjouksen joko yhteen tai useampaan tarjouspyynnön ryhmään. Osatarjouksia ryhmien sisällä ei hyväksytty.

Tarjoukset tuli jättää 29.1.2020 mennessä. Määräaikaan mennessä yhdeksän (9) tarjoajaa jätti yhteensä kymmenen (10) tarjousta. Yhden tarjoajan tarjous oli puutteellinen, eikä tuotteiden ehdottomien vaatimusten täyttymistä pystytty tarjouksessa todentamaan. Ehdottomien vaatimusten toteutumisen varmistamiseksi kahdeksalle tarjoajalle lähetettiin tarjousten täsmennyspyynnöt. Seitsemän tarjoajaa vastasi täsmennyspyyntöön annetussa määräajassa.

Saatujen täsmennysten jälkeen hankintatyöryhmä tarkasti tarjottujen tuotteiden ehdottomien vaatimusten täyttymisen ja hintalomakkeelle ilmoitetut tiedot tarjousten vertailua varten. Tarjousvertailussa ei käytetty tuotteiden katselmusta, eikä tarjottujen tuotteiden testausta. Mikäli tuotteen jokin tarjouspyynnössä asetetuista ehdottomista vaatimuksista ei täyttynyt, tuote hylättiin. Valituksi tulivat kaikki ne tuotteet, joiden ehdottomat vaatimukset täyttyivät.

Keskeyttämisen perusteet

Hankinta voidaan keskeyttää hankintalain 125 §:n perusteella vain todellisesta ja perustellusta syystä. Hankintalain 123 §:n mukaisesti hankintapäätöksestä on käytävä ilmi tarjoajan tai tarjouksen hylkäämisen perusteet.

Tarjoajilta tuli hankintapäätökseen (toimialajohtaja 2.4.2020 § 70) useita kysymyksiä ja selvityspyyntöjä.

Hankintayksikkö on perusteellisesti selvittänyt tarjousvertailun ja hankintapäätöksen perusteita sekä tarjoajien syrjimättömyyden toteutumista hankintamenettelyn aikana. Hankintayksikön selvityksen perusteella tarjoaja tai tarjous on saatettu hylätä virheellisesti, eikä hankintalain 3 §:n mukaista tasapuolista kohtelua ei ole voitu taata varmuudella.

Tarjouspyyntöasiakirjoissa on ollut tulkinnanvaraisia kohtia, kuten ehdottomissa vaatimuksissa edellytetty helppo liikuteltavuus ja helppokäyttöisyys, joiden sisältöä ei ole tarkemmin määritelty, eikä ehdon täyttymistä ole pystytty todentamaan saatujen tarjousten perusteella.

Lisäksi tarjouspyynnössä ei oltu varattu oikeutta järjestää tuotteiden katselmusta, jossa hankintayksikkö olisi voinut tarkistaa tarjouksissa ilmoitettujen tuotteiden ominaisuudet ja yksiselitteisesti todentaa hyväksymisen tai hylkäämisen perusteet. Tästä johtuen tuotteiden ehdottomien vaatimusten osalta arviointi niiden täyttymisestä jäi tehtäväksi pelkästään tuote-esitteiden pohjalta, eikä se käytännössä ollut mahdollista esimerkiksi sängyn helpon liikuteltavuuden ja patjan taipumisen osalta.

Kilpailutuksen valmistelussa ja tarjouspyynnössä ilmenneet puutteellisuudet ja hankintamenettelyssä havaitut virheet voidaan korjata vain keskeyttämällä hankinta ja käynnistämällä uusi kilpailutus, ja tämän vuoksi sosiaali- ja terveyslautakunta päättää keskeyttää hoitosänkyjen ja painehaavoja ehkäisevien ja hoitavien patjojen vuokrauspalvelun hankinnan sekä käynnistää kilpailutuksen uudestaan.

Kilpailutus käynnistetään uudestaan mahdollisimman pian, kun tarvittavat muutokset tarjouspyyntöön on tehty.

Tarjousasiakirjojen julkisuus

Tarjousasiakirjat voidaan pitää salassa asiakirjojen julkisuuslain 24 §:n 1 momentin 17 kohdan perusteella siihen saakka, kunnes hankintayksikkö on tehnyt ratkaisunsa uudessa hankintamenettelyssä tai päättänyt luopua hankinnasta. Hoitosänkyjen ja painehaavoja ehkäisevien ja hoitavien patjojen vuokrauspalvelu kilpailutetaan uudelleen, mistä syystä aiemmasta kilpailutuksessa jätetyt tarjousasiakirjat eivät ole julkisia asianosaisille ennen kuin uutta hankintaa koskeva sopimus on tehty.

Esittelijä

sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja

Juha Jolkkonen

Lisätiedot

Johanna Kahilakoski, vastaava hankinta-asiantuntija, puhelin: 310 21831

johanna.kahilakoski(a)hel.fi

Eeva-Liisa Rintala, hankinta-asiantuntija, puhelin: 310 20252

eevaliisa.rintala(a)hel.fi

Muutoksenhaku

Otteet

Päätöshistoria

Sosiaali- ja terveystoimiala Sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja 02.04.2020 § 70

HEL 2019-006884 T 02 08 02 00

Päätös

Sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja päätti käydyn tarjouskilpailun perusteella hankkia Hoitosänkyjen ja painehaavoja ehkäisevien ja hoitavien patjojen vuokrauspalvelua Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveystoimialan eri yksiköitä varten seuraavilta palveluntuottajilta:

- Haltija Group Oy (2412395-3)

- ICF Group Oy (0991579-2)

- Lojer Oy (2552542-8)

- MediMattres Oy (1480110-8)

- Mediteam Oy (0589238-6)

- Mekalasi Oy (0111498-2)

- Suomen Terveysmaailma Oy (1438833-3)

Tarkemmat tiedot vuokrattavaksi hyväksytyistä tuotteista, niiden palveluntuottajista ja sijoittumisesta ensisijaisuusjärjestyksessä ilmenevät liitteestä 1. Hyväksytyt tuotteet.

Hankinnan sitoumukseton arvioitu kokonaisarvo sopimuskaudelle mahdollinen optiokausi mukaan laskettuna on 5.000.000 euroa (alv 0 %). Tilaaja ei sitoudu mihinkään hankintamääriin, vaan tuotteita hankitaan tarpeen mukaan.

Päätöksen perustelut

Hankinnan taustaa

Sosiaali- ja terveyslautakunta päätti hyväksyä hankinnan HEL 2019-006884 keskeiset periaatteet ja ehdot päätöksessään 3.12.2019, § 288. Lisäksi sosiaali- ja terveyslautakunta päätti oikeuttaa sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtajan tekemään hankinnasta päätöksen, päättämään optiokauden käyttöönotosta, allekirjoittamaan tämän päätöksen perusteella solmittavat sopimukset sekä päättämään sopimusten irtisanomisista ja purkamisista.

Sosiaali- ja terveystoimialan eri yksiköiden hankkima Hoitosänkyjen ja painehaavoja ehkäisevien ja hoitavien patjojen vuokrauspalvelu on aiemmin ollut erillisissä sopimuksissa HEL 2015-006533 Painehaavoja ehkäisevien ja hoitavien patjojen vuokrauspalvelu ja HEL 2015-006534 Hoitosängyn ja patjan vuokrauspalvelu.

Kilpailutuksen tarkoituksena oli sopia puitejärjestelystä, jonka ehtojen perusteella toimittajat sitoutuvat toimittamaan Hoitosänkyjen ja painehaavoja ehkäisevien ja hoitavien patjojen vuokrauspalvelua Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveystoimialan sairaalaosastoille, asumisyksiköihin, laitoksiin ja asiakkaiden koteihin Helsingin kaupungin alueella.

Hankintamenettely

Hankinnasta järjestettiin tarjouskilpailu hankintalain (1397/2016) mukaisella avoimella menettelyllä. Hankinnan kohteena on Hoitosänkyjen ja painehaavoja ehkäisevien ja hoitavien patjojen vuokrauspalvelu sosiaali- ja terveystoimialan eri yksiköiden asiakkaita varten.

Sosiaali- ja terveystoimialan hankintapalvelujen lisäksi tarjouspyyntöasiakirjojen valmistelussa on ollut mukana asiantuntijoita sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalveluista sekä perhe- ja sosiaalipalveluista. 

Tarjoajille asetetut vaatimukset kävivät ilmi tarjouspyynnöstä. Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä oli määriteltynä hankittavien tuotteiden ehdottomat vaatimukset. 

Tarjoaja saattoi jättää tarjouksen joko yhteen tai useampaan tarjouspyynnön ryhmään. Osatarjouksia ryhmien sisällä ei hyväksytty.

Tarjouspyyntö julkaistiin osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi 11.12.2019. Määräaikaan 13.01.2020 mennessä saapuneisiin lisätietokysymyksiin vastattiin 20.1.2020 mennessä.

Tarjoukset tuli jättää 29.1.2020 mennessä. Määräaikaan mennessä yhdeksän (9) tarjoajaa jätti yhteensä kymmenen (10) tarjousta. Tarjouksen jättivät:

- Camp Scandinavia Oy (0282300-0)

- Haltija Group Oy (2412395-3)

- ICF Group Oy (0991579-2)

- Lojer Oy (2552542-8)

- MediMattres Oy (1480110-8)

- Mediteam Oy (0589238-6)

- Mekalasi Oy (0111498-2)

- Stiegelmeyer Oy (1773600-6)  

- Suomen Terveysmaailma Oy (1438833-3). Suomen Terveysmaailma Oy jätti kaksi erillistä tarjousta.

Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen

Hankintapalvelut on tarkastanut tarjoajien soveltuvuuden. Kaikki tarjoajat täyttivät asetetut vaatimukset. Harmaan talouden torjuntaan liittyvät selvitykset ja hankintalain mukaiset pakolliset poissulkemisperusteet on tarkastettu tarjouspyynnössä kerrotun mukaisesti vain niiltä tarjoajilta, jotka tulivat vertailun perusteella valituiksi toimittajiksi.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen

Hankintapalvelut on tarkastanut tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden.

Hankintayksikkö on velvollinen hylkäämään tarjouksen tarjouspyynnön vastaisena, jos tarjouksessa on sellainen virhe tai puute, joka estää tarjouksen tasapuolisen vertailun muiden tarjouspyynnön mukaisten tarjousten kanssa.

Tarjousten tarkastamisessa todettiin, että Stiegelmeyer Oy:n tarjous oli puutteellinen eikä tuotteiden ehdottomien vaatimusten täyttymistä pystytty tarjouksessa todentamaan. Steigelmeyer Oy:n tarjous hylättiin. 

Tarjousten täsmennyspyynnöt

Tarjouspyynnön hintaliitteessä oli esitetty tuotteiden ehdottomat vaatimukset. Tuote-esitteiden ja CE-todistuksien verkkosivujen linkit tuli ilmoittaa tarjouksessa. 

Ehdottomien vaatimusten toteutumisen varmistamiseksi kahdeksalle tarjoajalle lähetettiin tarjousten täsmennyspyynnöt. Seitsemän tarjoajaa vastasi täsmennyspyyntöön annetussa määräajassa.

Camp Scandinavia Oy ei vastannut, joten sen tarjous hylättiin.

Tarjousten vertailu ja valintaperusteet

Tarjousten vertailua varten hankintatyöryhmä tarkasti tarjottujen tuotteiden ehdottomien vaatimusten täyttymisen ja hintalomakkeelle ilmoitetut tiedot.

Mikäli tuotteen jokin tarjouspyynnössä asetetuista ehdottomista vaatimuksista ei täyttynyt, tuote hylättiin.  Valituksi tulivat kaikki ne tuotteet, joiden ehdottomat vaatimukset täyttyivät. 

Tarjottujen tuotteiden vuokrahinnat oli pyydetty esittämään yhdelle vuorokaudelle vuokra-ajan ollessa 1-7 vrk, 8-29 vrk ja yli 30 vrk.  Vertailua varten laskettiin yhteen tuotteiden eri vuokra-ajoille ilmoitetut vuorokausihinnat.

Tuotteiden lopullisen valinnan perusteena oli hankintalain (1397/2016, §115) mukainen kokonaistaloudellinen edullisuus siten, että yhteenlaskettu hinta katsottiin riittäväksi valintaperusteeksi ehdottomien vaatimusten täyttymisen jälkeen.  Liitteessä 1. Hyväksytyt tuotteet on tuoteryhmäkohtaisesti esitetty yhteenlasketut hinnat ja sijoittuminen ensisijaisuusjärjestyksessä.

Sopimuskauden aikana tilaukset tullaan tekemään pääsääntöisesti ensisijaisilta toimittajilta. Mikäli ensisijainen toimittaja ei pysty tuotetta toimittamaan, tilaukset tehdään toissijaiselta toimittajalta. Ensisijaisuusjärjestyksestä voidaan poiketa myös tilanteissa, joissa tilaavalla yksiköllä on sellaisia erityistarpeita, että ensisijaiseksi valittu tuote ei sovellu.

Eri ryhmien (osa-alueiden) palveluntuottajiksi valittiin:

Hylätyt tuotteet ja hylkäysperusteet on merkitty tarjoaja- ja tuoteryhmäkohtaisesti liitteessä 2. Hylätyt tuotteet.

Sopimuskausi

Suunniteltu sopimuskausi on 1.5.2020 – 30.4.2023 ja se alkaa, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Sopimukseen sisältyy mahdollisuus yhteen (1) yhden (1) vuoden optiokauteen. 

Optiokausi voidaan ottaa käyttöön kaikista sopimustuotteista tai vain osasta sopimustuotteita.  Optiokausi voidaan ottaa käyttöön kaikkien sopimustoimittajien tai vain osan kanssa. Tilaaja ilmoittaa optiokauden käyttämisestä viimeistään neljä (4) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Optiokaudella sovelletaan sopimusehtoja sellaisenaan kuin ne ovat voimassa sopimuskauden päättyessä.

Tilaaja ei sitoudu mihinkään hankintamääriin, vaan tuotteita tilataan tarpeen mukaan.

Lisätiedot

Eeva-Liisa Rintala, hankinta-asiantuntija, puhelin: 310 20252

eevaliisa.rintala(a)hel.fi

Sosiaali- ja terveyslautakunta 03.12.2019 § 288

HEL 2019-006884 T 02 08 02 00

Päätös

Sosiaali- ja terveyslautakunta päätti

A hyväksyä hoitosänkyjen ja painehaavoja ehkäisevien ja hoitavien patjojen vuokrauspalvelun kilpailutuksen keskeiset periaatteet ja ehdot sekä oikeuttaa sosiaali- ja terveystoimialan tekemään tarvittaessa tarjouspyyntöasiakirjoihin välttämättömiä, vähäisiä muutoksia.

B oikeuttaa toimialajohtajan

- tekemään hankinnasta päätöksen

- päättämään optiokauden käyttöönotosta

- allekirjoittamaan hankintapäätöksen perusteella solmittavat sopimukset

- päättämään sopimusten irtisanomisista ja purkamisista.

Esittelijä

sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja

Juha Jolkkonen

Lisätiedot

Eeva-Liisa Rintala, hankinta-asiantuntija, puhelin: 310 20252

eevaliisa.rintala(a)hel.fi