Helsingin kaupunki

Pöytäkirja

7/2014

1 (1)

Teknisen palvelun lautakunta

 

 

 

 

Hank/3

 

15.05.2014

 

 

 

 

 

 

 

 

 

§ 103

Teknisen palvelun lautakunnan lausunto tarkastuslautakunnan arviointikertomuksesta vuodelta 2013

HEL 2014-004186 T 00 03 00

Lausunto

Teknisen palvelun lautakunta antoi tarkastuslautakunnalle seuraavan lausunnon vuoden 2013 arviointikertomuksesta:

Hankintakeskus

Hankinta- ja kilpailuttamisosaaminen palveluhankinnoissa (kohta 4.1.2) ja yhteistyön välttäminen veroparatiisikytkentöjä omaavien yritysten kanssa (kohta 4.1.4)

Tarkastuslautakunta toteaa, että

-        kaupunginhallituksen tulee perustaa hankintastrategian mukaisesti ohjausryhmä vastaamaan hankintojen yleisestä ohjauksesta ja koordinoinnista (kohta 4.1.2)

-        hankintaprosessin sujuvoittamiseksi hallintokuntien tulee olla yhteydessä hankintakeskukseen jo varhaisessa vaiheessa käynnistäessään merkittäviä palveluhankintoja (kohta 4.1.2)

-        hankintakeskuksen, oikeuspalvelujen ja Oiva Akatemian on varmistettava palveluhankintojen osaaminen jatkuvalla ja päivittyvällä täsmäkoulutuksella hallintokuntien asiantuntijoille (kohta 4.1.2)

-        hankintakeskuksen ja oikeuspalvelujen tulee lisätä tiedottamista hankintoihin liittyvästä neuvonnasta. Hallintokunnille tulee tarjota väline hankintatarpeistaan ja -suunnitelmistaan tiedottamiseen siten, että mahdollisuus tehdä hankintayhteistyötä ja yhteiskilpailutuksia paranee (kohta 4.1.2)

-        hankintakeskuksen tulee kiirehtiä kaupunginhallituksen 4.3.2013 päättämän pilottihankinnan toteuttamista pyytämällä maakohtaiset tilinpäätöstiedot tarjouskilpailun yhteydessä (kohta 4.1.4)

-        hankintakeskuksen tulee yhteistyössä kaupunginkanslian oikeuspalvelujen kanssa selvittää mahdollisuudet sellaisiin euromääräisesti merkittäviin pilottihankintoihin, joissa pyydetään tarjoajia ilmoittamaan tiedot yrityksen omistajuussuhteista ja mahdollisesta konsernirakenteesta. (kohta 4.1.4)

Teknisen palvelun lautakunta pitää tarkastuslautakunnan toteamuksia kannatettavina ja erityisesti kohtien 4.1.2 ja 4.1.4 toteamuksia kaupungin hankintoja parantavina kehittämiskohteina. Kehittäminen edellyttää laaja-alaista yhteistyötä kaupunginkanslian, hankintakeskuksen sekä virastojen ja liikelaitosten kesken. Hankintakeskus osallistuu omalta osaltaan aktiivisesti näiden tavoitteiden ja kehittämiskohteiden toteuttamiseen ja edistämiseen kaupungin hankinnoissa.

Stara

Sitovien toiminnallisten tavoitteiden seurannan ja dokumentoinnin puutteet (kohta 2.2)

Tarkastuslautakunta toteaa, että

-        yhden Staran tavoitteen osalta havaittiin, etteivät tavoite ja mittari vastanneet toisiaan ajallisesti. Staran osalta kyse oli siitä, että sairauspoissaolojen vertailua ei tehty vuosien 2012 ja 2013 välillä, vaan lokakuusta syyskuuhun ajoittuvalla ajanjaksolla. Tarkastuslautakunnan näkemyksen mukaan tavoitteet koskevat koko vuotta, joten virastojen on varmistetta­va, että tavoitteen toteutuminen myös raportoidaan koko vuoden ajalta

-        kaikkien hallintokuntien tulee tallentaa tilinpäätöstyötilaan tilinpäätösohjeistuksen mukaisesti sellaiset dokumentit, joiden perusteella sitovien tavoitteiden toteutuminen voidaan varmentaa koko vuoden ajalta.

Teknisen palvelun lautakunta toteaa, että Staran sairauspoissaolojen vähenemistä koskeva tavoite on asetettu vuositasolle, kun taas seuranta tapahtuu, kuten arviointikertomuksessa oikein on todettu, ajanjaksolla 1.10. – 30.9. Jos seuranta ajoitetaan kalenterivuodelle, toteuma ei olisi selvillä helmikuun alkuun mennessä tilinpäätösaikataulussa.

Talousarvioraamin ohjausvaikutus ja sitovien taloudellisten tavoitteiden sitovuus (kohta 3.2)

Tarkastuslautakunta toteaa, että

-        lauta- ja johtokuntien tulee sitoutua kaupunginhallituksen päättämään talousarvioraamiin ja kaupunginvaltuuston päättämään sitovaan määrärahatasoon. Päätökset viraston talouden tasapainottamiseksi tulee tehdä heti, kun määrärahojen ylittymisriski havaitaan

-        lauta- ja johtokuntien tulee raportoida mahdolliset ylitystarpeet ja niiden johdosta aiheutuvat talouden sopeuttamisen toimenpiteet talouden toteutumisennusteiden yhteydessä kaupunginhallituksen päätöksen mukaisesti.

Teknisen palvelun lautakunta toteaa, että Stara saavutti toimintakatetavoitteensa 6,327 milj. euroa huolimatta toiminnan tulojen pienenemisestä vuoteen 2012 verrattuna. Liikevaihdon supistuminen johtui suurimpien tilaajien määrärahojen supistumisesta sekä siitä, että ne tilaavat yhä enemmän töitä kilpailutuksen kautta yksityisen sektorin yritysten toteutettaviksi. Samaan aikaan Staralla tehtiin kuitenkin monia sopeutustoimia joiden myötävaikutuksella toimintakate saavutettiin.

Hankinta- ja kilpailuttamisosaaminen palveluhankinnoissa (kohta 4.1.2) ja yhteistyön välttäminen veroparatiisikytkentöjä omaavien yritysten kanssa (kohta 4.1.4)

Tarkastuslautakunta toteaa, että

-        kaupunginhallituksen tulee perustaa hankintastrategian mukaisesti ohjausryhmä vastaamaan hankintojen yleisestä ohjauksesta ja koordinoinnista (kohta 4.1.2)

-        hankintaprosessin sujuvoittamiseksi hallintokuntien tulee olla yhteydessä hankintakeskukseen jo varhaisessa vaiheessa käynnistäessään merkittäviä palveluhankintoja (kohta 4.1.2)

-        hankintakeskuksen, oikeuspalvelujen ja Oiva Akatemian on varmistettava palveluhankintojen osaaminen jatkuvalla ja päivittyvällä täsmäkoulutuksella hallintokuntien asiantuntijoille (kohta 4.1.2)

-        hankintakeskuksen ja oikeuspalvelujen tulee lisätä tiedottamista hankintoihin liittyvästä neuvonnasta. Hallintokunnille tulee tarjota väline hankintatarpeistaan ja -suunnitelmistaan tiedottamiseen siten, että mahdollisuus tehdä hankintayhteistyötä ja yhteiskilpailutuksia paranee (kohta 4.1.2)

-        hankintakeskuksen tulee kiirehtiä kaupunginhallituksen 4.3.2013 päättämän pilottihankinnan toteuttamista pyytämällä maakohtaiset tilinpäätöstiedot tarjouskilpailun yhteydessä (kohta 4.1.4)

-        hankintakeskuksen tulee yhteistyössä kaupunginkanslian oikeuspalvelujen kanssa selvittää mahdollisuudet sellaisiin euromääräisesti merkittäviin pilottihankintoihin, joissa pyydetään tarjoajia ilmoittamaan tiedot yrityksen omistajuussuhteista ja mahdollisesta konsernirakenteesta. (kohta 4.1.4)

Teknisen palvelun lautakunta toteaa, että vuoden 2013 aikana Starassa otettiin käyttöön vuoden 2012 loppupuolella alkaneen hankinta-asiakirjamalliprojektin lopputuloksena syntyneet yhteiset hankinta-asiakirjamallit, joilla Staran hankintakäytäntöjä sujuvoitettiin ja sopimusehtoja yhtenäistettiin. Samalla minimoitiin muodollisten virheiden mahdollisuus hankintaprosesseissa. Uudistetuissa sopimusehdoissa kiinnitettiin erityistä huomiota erityisesti harmaan talouden torjuntaan läpi koko urakkaketjun, sillä Stara kilpailuttaa palveluhankintojen ohella huomattavan määrän rakennusurakoita sekä tavarahankintoja. Uusien asiakirjamallien käyttöönoton yhteydessä hankintoja toteuttaville henkilöille järjestettiin hankintakoulutusta, jossa huomioitiin Staran toiminnan erityispiirteet.

Hankintaosaamisen lisäksi Starassa laadittiin vuonna 2013 Helsingin kaupungin harmaan talouden torjuntaohjetta täsmentävä ja täydentävä ohje tilaajavastuuvelvoitteiden tarkastamisesta Staran hankinnoissa. Sekä hankintaprosessista että tilaajavastuuprosessista on laadittu ajantasaiset prosessikuvaukset hankintoja ja tilauksia tekevien henkilöiden työn tueksi.

Lisäksi Stara päätti vuonna 2013 ottaa käyttöön erityisesti julkisten toimijoiden tarpeisiin kehitetyn sähköisen hankintajärjestelmän Cloudian. Jatkossa Staran hankintojen kilpailutus ja sopimushallinta toimivat sähköisesti Cloudiassa, mikä entisestään sujuvoittaa kilpailutusta ja hankintaprosesseja sekä vähentää virheiden mahdollisuutta hankinnoissa. Cloudian käyttöönottokoulutus järjestettiin keväällä 2013 ja järjestelmän käyttöä on jatkettu vuonna 2014.

Virastojen tietojärjestelmähankkeet (kohta 4.1.3)

Tarkastuslautakunta toteaa, että

-        hallintokuntien tulee arvioida ja seurata tietojärjestelmähankkeidensa kustannuksia ja hyötyjä riippumatta siitä, koetaanko hanke pakolliseksi.

Teknisen palvelun lautakunta toteaa, että Staran tietohallintohankkeet ovat edenneet suunnitellusti, lukuun ottamatta Telemetria -hanketta, jonka tavoitteena on varustaa ajoneuvot laitteilla, jotka tuottavat automaattisesti ajonaikana tiedon tehdyistä työsuoritteista. Telemetria -hankkeen osalta aikataulu ja rahoitusjärjestelyt eivät ole edenneet suunnitellusti. Kyseisen hankkeen osalta selvitetään teknistä ratkaisua ja tämän jälkeen edetään kilpailutuksen kautta toteutukseen.

Staran sähköinen työmaapäiväkirja hankkeessa on toteutettu avoin rajapinta, jonka kautta välitetään Staran ajoneuvojen reitti- ja työlajitiedot julkiseen käyttöön. Auratkartalla.com on hyvä esimerkki toteutuksesta, joka on tehty tämän tiedon perusteella.

Kokonaisarkkitehtuurityössä, Stara tietotekniset ratkaisut ottavat ensisijaisesti huomioon kaupunkiyhteiset ratkaisut. Tilauksesta maksuun hankkeen yhteydessä Stara selvittää mahdollisuuden siirtymisestä kaupungin yhteiseen SAP -ympäristöön.

Työasema ratkaisuissa Staralla on edistetty virtuaalityöasema toteutusta ja Staran työasemista noin 50 % on virtuaalityöasemia. Ratkaisu sai kunniamaininnan kaupungin energiasäästökilpailussa.

ICT- hankkeiden hallinnassa käytetään ICT-salkkua kaupungin ohjeistuksen mukaisesti.

Tukkutori

Tukkutorilla ei ole arviointikertomuksesta lausuttavaa.

Esittelijä

hankintajohtaja

Jorma Lamminmäki

Lisätiedot

Hannu Hämäläinen, yksikön johtaja, Hankintakeskus, puhelin: +358931031502

hannu.hamalainen(a)hel.fi

Jerina Salosaari, vs. talouspäällikkö, Stara, puhelin: 310 64402

jerina.salosaari(a)hel.fi

Lausuntoehdotus

Lausunto on ehdotuksen mukainen.

Esittelijän perustelut

Tarkastuslautakunta hyväksyi 16.4.2014 (§ 43) arviointikertomuksen vuodelta 2013. Helsingin kaupungin hallinnon ja talouden tarkastussäännön 8.1 §:n mukaan tarkastuslautakunnan tulee laatia kaupunginvaltuuston asettamien toiminnallisten tavoitteiden toteutumisesta arviointikertomus valtuustolle. Tarkastuslautakunta on pyytänyt 21.5.2014 mennessä teknisen palvelun lautakunnan lausuntoa kertomuksen kohdista 2.2, 3.2 ja 4.1.2–4.1.4.

Esittelijä

hankintajohtaja

Jorma Lamminmäki

Lisätiedot

Hannu Hämäläinen, yksikön johtaja, Hankintakeskus, puhelin: 310 31502

hannu.hamalainen(a)hel.fi

Jerina Salosaari, vs. talouspäällikkö, Stara, puhelin: 310 64402

jerina.salosaari(a)hel.fi

Tiedoksi: Muutoksenhakukielto, valmistelu

Tarkastuslautakunta

Päätöshistoria

Taidemuseon johtokunta 14.05.2014 § 29

13.05.2014 Ehdotuksen mukaan

13.05.2014 Ehdotuksen mukaan

13.05.2014 Ehdotuksen mukaan

06.05.2014 Ehdotuksen mukaan

25.04.2014 Ehdotuksen mukaan

16.04.2014 Ehdotuksen mukaan

09.04.2014 Ehdotuksen mukaan

02.04.2014 Ehdotuksen mukaan

 

Postiosoite

Käyntiosoite

Puhelin

Y-tunnus

Tilinro

PL 700

Suvilahdenkatu 10 E

+358 9 310 1631

0201256-6

800012-62637

00099 HELSINGIN KAUPUNKI

HELSINKI 50

Faksi

 

Alv.nro

hankintakeskus@hel.fi

http://www.hel.fi/hank

+358 9 310 31791

 

FI02012566