Helsingin kaupunki | Pöytäkirja | 17/2012 | 1 (1) |
Terveyslautakunta |
|
| |
|
| Tja/4 | |
| 13.11.2012 |
| |
|
|
|
§ 271
Lausunto sosiaalihuollon, perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon yhteisen asiakas- ja potilastietojärjestelmäpalvelun hankintailmoituksesta ja pyynnöstä osallistumishakemusten jättämisestä
HEL 2012-012086 T 02 08 02 00
Päätös
Terveyslautakunta päätti omalta osaltaan hyväksyä sosiaalihuollon, perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon yhteisen asiakas- ja potilastietojärjestelmäpalvelun hankintailmoituksen ja pyynnön osallistumishakemusten jättämiseen esityslistan liitteen 1 mukaisesti.
Terveyslautakunta päätti tehdä toimitusjohtajan esityksestä poiketen puheenjohtaja Malisen esityksestä seuraavat kaksi lisäystä:
1. Samalla terveyslautakunta katsoo, että asiakas- ja potilastietojärjestelmäpalvelun hankinnassa voisi mahdollisuuksien mukaan kustannussyistä ja riskien pienentämiseksi hyödyntää nykyjärjestelmien toiminnallisia osia, jotka ovat liitettävissä uuteen järjestelmäkokonaisuuteen sekä tarvittaessa hankkia kustannus- ja aikataulusyistä osa toiminnallisuuksista myöhemmin.
2. Terveyslautakunta katsoo, että uuden järjestelmän käyttöpalvelun mahdollinen kilpailuttaminen erikseen on syytä tutkia kustannussyistä neuvottelumenettelyn yhteydessä.
Käsittely
Terveyslautakunnan edellä oleva päätös syntyi yhteensä kahden jäljempänä ilmenevän äänestyksen jälkeen.
1. Lautakunta hyväksyi puheenjohtaja Malisen, jäsen Heistaron, jäsen Kousan, jäsen Kuuskosken, jäsen Lumijärven, jäsen Muurisen, jäsen Snällin ja jäsen Tuomisen äänin (jäsen Autti äänesti tyhjää) päätösehdotuksen kolmanneksi kappaleeksi seuraavan puheenjohtaja Malisen tekemän ja jäsen Kuuskosken kannattaman lisäysehdotuksen: ”Samalla terveyslautakunta katsoo, että asiakas- ja potilastietojärjestelmäpalvelun hankinnassa voisi mahdollisuuksien mukaan kustannussyistä ja riskien pienentämiseksi hyödyntää nykyjärjestelmien toiminnallisia osia, jotka ovat liitettävissä uuteen järjestelmäkokonaisuuteen sekä tarvittaessa hankkia kustannus- ja aikataulusyistä osa toiminnallisuuksista myöhemmin.”
2. Lautakunta hyväksyi puheenjohtaja Malisen, jäsen Heistaron, jäsen Kousan, jäsen Kuuskosken, jäsen Lumijärven, jäsen Muurisen, jäsen Snällin ja jäsen Tuomisen äänin (jäsen Autti äänesti tyhjää)päätösehdotuksen neljänneksi kappaleeksi seuraavan puheenjohtaja Malisen tekemän ja jäsen Kuuskosken kannattaman lisäysehdotuksen: ”Terveyslautakunta katsoo, että uuden järjestelmän käyttöpalvelun mahdollinen kilpailuttaminen erikseen on syytä tutkia kustannussyistä neuvottelumenettelyn yhteydessä.”
Jäsen Autti teki esityksen, että asia tulee palauttaa uudelleen valmisteltavaksi. Esitys raukesi kannattamattomana. Jäsen Autti jätti päätöksestä eriävän mielipiteen seuraavasti:
"Esitys tulee hylätä ja asia palauttaa uudelleen valmisteluun. Esityksen mukaan asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankinta tehdään lähtökohtaisesti kokonaispalveluhankintana ja ydintoiminnot tultaisiin pääosin hankkimaan yhdeltä toimijalta. Vaikka esityksessä todetaan, että ydinjärjestelmään integroitavat erillisjärjestelmät voidaan kilpailuttaa ja hankkia eri toimittajilta, on kuitenkin selvänä uhkana, että tärkeimpien ydintoimintojen osalta ajaudutaan yhden toimittajan hallitsemaan monopoliasemaan, jota tulee välttää asiaan uudelleen valmistelussa.
Konsulttiyhtiö Deloitteen yhteistyössä Apotti-hanketoimiston kanssa tekemän selvityksen heikoin kohta on kustannusvaikutusten puutteellinen selvitys. Selvityksessä todetaankin, että tarkempien euromääräisten laskelmien tekeminen on rajattu selvityksen ulkopuolella tiukan aikataulun ja käytettävän informaation rajallisuudesta johtuen. Ennen kuin näin suuresta, useita vuosia kestävästä hankkeesta voidaan päättää, tulee myös euromääräiset kustannusarviot ja niihin liittyvät riskit olla nykyistä paremmin selvitettynä. Uudelleen valmistelussa tulee myös hankkeen tietojärjestelmäosaamista vahvistaa."
Merkittiin, että organisaatioasiantuntija Antti Iivanainen oli kokouksessa kutsuttuna asiantuntijana läsnä tätä asiaa käsiteltäessä.
Esittelijä
toimitusjohtaja
Matti Toivola
Lisätiedot
Antti Iivanainen, organisaatioasiantuntija, puhelin: 310 71023
antti.iivanainen(a)hel.fi
Helena Tukia, hankesuunnittelija, puhelin: 310 25764
helena.tukia(a)thl.fi
Liitteet
1 | Liite 1 Asiakas-ja potilastietojärjestelmän hankintailmoitus |
2 | Hankintailmoituksen liite 1 Sosiaalihuollon laajempi kuvaus |
3 | Hankintailmoituksen liite 2 Ehdokkaan referenssit |
4 | Hankintailmoituksen liite 3 Esimerkkiluettelo soveltuvasta lainsäädännöstä |
5 | Hankintailmoituksen liite 4 Ehdokkaan asiantuntijat |
6 | Hankintailmoituksen liite 5 Alihankkijat |
7 | Hankintailmoituksen liite 6 Listaus soveltuvuusvaatimuksista |
8 | Liite 2 Hankintayhteistyötä koskeva sopimus |
9 | Liitteen 2 liite 1 Perustelumuistio |
10 | Liitteen 2 liite 2 Ryhmien tehtävät ja vastuut |
11 | Liitteen 2 liite 3 Ryhmien jäsenet |
12 | Liitteen 2 liite 4 Neuvottelumenettelyn prosessikaavio |
13 | Liite 3 Hanketoimiston selvitys 07112012 |
14 | Liite 4 Apotti-järjestelmähankinnan vaihtoehtojen kustannusvaikutukset ja riskit 30102012 |
15 | Apotti-järjestelmähankinnan vaihtoehtojen kustannusvaikutukset ja riskit Liite1: Taulukot |
16 | Liite 5 APOTTI Hankesuunnitelma |
17 | Hankesuunnitelman liite 3 kustannushyötylaskelma |
18 | Hankesuunnitelman liitteenä olevan kustannushyötylaskelman yhteenveto |
19 | Hankesuunnitelman liite 9 APOTTIhankinnan riskianalyysi (päivitetty 27092012) |
Päätösehdotus
Terveyslautakunta päättänee omalta osaltaan hyväksyä sosiaalihuollon, perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon yhteisen asiakas- ja potilastietojärjestelmäpalvelun hankintailmoituksen ja pyynnön osallistumishakemusten jättämiseen esityslistan liitteen 1 mukaisesti.
Tiivistelmä
Sosiaalihuollon, perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon palvelukokonaisuudet liittyvät toisiinsa yhä kiinteämmin. Nykyiset tietojärjestelmät eivät riittävästi tue yhteistyötä tai eivätkä mahdollista yhteisten palveluprosessien toteutumisen seurantaa.
Sosiaalilautakunta ja terveyslautakunta hyväksyivät osaltaan 2.10.2012 kokouksessa sosiaalihuollon, perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon yhteisen asiakas- ja potilastietojärjestelmäpalvelun hankintayhteistyön laajentamisen siten, että Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin, Helsingin, Espoon, Vantaan, Kauniaisten ja Keravan kaupungin sekä Kirkkonummen kunnan lisäksi hankintarenkaaseen liittyy KL-Kuntahankinnat Oy (liite 2).
Sosiaalilautakunta ja terveyslautakunta ovat käsitelleet kahdesti sosiaalihuollon, perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon yhteisen asiakas- ja potilastietojärjestelmäpalvelun hankintailmoitusta ja pyyntöä osallistumishakemusten jättämiseen. Ensimmäisellä kerralla molemmat lautakunnat jättivät asian pöydälle (sosiaalilautakunta 18.9.2012, terveyslautakunta 11.9.2012). Toisella käsittelykerralla 2.10.2012 molemmat lautakunnat päättivät palauttaa asian uudelleen valmisteltavaksi seuraavin lisäselvityskohdin: 1) selvitetään mahdollisuutta hankkia järjestelmä osina yhden kokonaisuuden sijasta, 2) selvitetään mahdollisuutta rakentaa järjestelmä asteittain tarkentuen (iteroiden), 3) selvitetään näiden toimien kustannusvaikutukset ja 4) laaditaan riskianalyysi, jossa arvioidaan myös hankkeen viivästymisen todennäköisyys eri vaihtoehdoissa ja sen vaikutukset kokonaiskustannuksiin sekä järjestelmästä luopumisen kustannukset aikanaan. 5) Lisäksi sosiaalilautakunnan mielestä ennen hankintaa ja mahdollisen hankinnan edetessä tulee varmistaa sosiaalihuollon tietojärjestelmien tarpeet ja miten asiakas- ja potilastietojärjestelmä Apotti vastaa niihin. 6) Myös hankinnan ohjelmistotuotanto- ja hankintaprosessien osaaminen tulee varmistaa.
Apotti-hankkeen hanketoimisto on tuottanut selvityksen taustatiedot (liite 3). Deloitten analyysissä olevat hankintavaihtoehdot määriteltiin hanketoimiston ja Deloitten asiantuntijoiden kanssa yhteistyönä. Deloitte on tehnyt niihin liittyvän kustannus ja riskianalyysin. (Liite 4)
Aikaisempaan valmisteluun ja nyt tehdyn selvityksen taustamateriaaliin ja kustannus ja riskianalyysiin pohjautuen hankkeen ohjausryhmä päätti 26.10.2012 kokouksessaan seuraavista linjauksista:
- Hankinta tehdään lähtökohtaisesti kokonaispalveluhankintana.
- On perusteltua tavoitella sellaista hyvin toimivaa mahdollisimman laajaa palvelukokonaisuutta, joka kattaa keskeiset asiakas- ja potilastietojen ja toiminnanohjauksen käsittelyn ydintoiminnot ja tämän lisäksi siihen saumattomasti liitetyt erillistoiminnallisuudet.
- Jos tarjolle tulevissa järjestelmäkokonaisuuksissa on sellaisia toiminnallisia ominaisuuksia tai palveluja, joiden ei katsota kustannuksiltaan tai muilta ominaisuuksiltaan vastaavan tarpeitamme, ne voidaan jättää hankinnan ulkopuolelle ja hankkia kolmannelta osapuolelta rajapinnan kautta yhteensopiva tuote.
- Samoin jätetään mahdollisuus siihen, että osa toiminnallisuuksista hankintaa sovitun määräajan sisällä hankintaan liittyvänä erikseen tarjottavana kokonaisuutena.
- Pidätetään oikeus pystyä tarvittaessa vaihtamaan palvelusopimuksen aikana järjestelmän osatoiminnallisuuksia kolmannen osapuolen vaihtoehtoon.
- Hankittavan järjestelmäpalvelun tulee sisältää tarpeidemme mukaiset hyvin toimivat avoimet rajapinnat.
- Hankintasopimuksessa tulee varautua sopimuskauden loppumiseen siirtymäkauden järjestelyillä sekä toimittajan tai toimittajakonsortion jonkin osapuolen mahdolliseen konkurssiin.
Kokonaispalveluna hankittava tietojärjestelmäpalvelu tarkoittaa tietoteknisenä terminä sitä, että tietojärjestelmän hankinta sisältää samalla kertaa käyttöoikeuden (lisenssi), tuki- ja ylläpitopalvelun ja sen käyttämiseen tarvittavan käyttöpalvelun. Se ei kuitenkaan tarkoita sitä, että hankittava tietojärjestelmän kaikki osiot hankittaisiin yhdellä kertaa.
Hankinta alkaa hankintailmoituksen julkaisemisella. Hankinta toteutetaan hankintalain 25 §:n mukaisena neuvottelumenettelynä. Osallistumispyynnön jättäneistä ehdokkaista neuvotteluihin valitaan vähintään kolme ja enintään kuusi ehdokasta, ellei soveltuvia ehdokkaita ole vähemmän. Jos ehdokkaita on enemmän, asetetaan ehdokkaat paremmuusjärjestykseen hankintailmoituksen mukaisesti. Ehdokkaiden kanssa neuvotellaan tarjousten mukauttamiseksi hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä esitettyihin vaatimuksiin. Neuvottelujen tarkoituksena on hankintalain 62 §:n mukaisen parhaan tarjouksen valinta. Tarjouksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus.
Hyväksymällä hankintailmoituksen ja pyynnön osallistumishakemuksien jättämiseen kukin hankintayksikkö sitoutuu hankintamenettelyyn. Hankintamenettelyn aikana hankintayksiköllä on mahdollisuus irtautua siitä hankintalain mukaisissa puitteissa. Varsinaiseen hankintaan sitoudutaan hyväksymällä neuvottelumenettelyn lopuksi hankintasopimus.
Hankinnan arvo ylittää EU-kynnysarvon. Kukin hankintayksikkö tekee omat hankintapäätöksensä omien päätöksentekosääntöjensä mukaisesti.
APOTTI-hankkeen ohjausryhmä on 31.8.2012 kokouksessaan yksimielisesti hyväksynyt hankintailmoituksen.
Esittelijä
Käsiteltävä tässä kokouksessa.
Tässä esityksessä on joitakin lisäyksiä ja muutoksia verrattuna edelliseen esitykseen 6.11.2012. Muutokset on merkitty tekstiin sivun oikeassa laidassa näkyvällä pystyviivalla. Lisäksi esityksen liite Hanketoimiston selvityksiä 29.10.2012 (Ahjo-liite 13) on korvattu päivitetyllä versiolla 7.11.2012.
Taustaa
Sosiaalihuollon, perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon palvelukokonaisuudet liittyvät toisiinsa entistä enemmän. Yhteistyötä ja toimintamallien yhtenäistämistä on tehty muun muassa sopimalla yhteistyömalleja ja hoitoketjuja. Nykyiset tietojärjestelmät eivät riittävästi tue tätä tavoitetta. Ne eivät esimerkiksi mahdollista yhteisten palveluprosessien toteutumisen seurantaa.
Sosiaali- ja terveydenhuoltoa koskeva lainsäädäntö on yhdistämässä kunnan sosiaali- ja terveydenhuollon sekä erikoissairaanhoidon prosessit yhä tiiviimmäksi kokonaisuudeksi. Yhä useammin asiakkaiden ja potilaiden hoitoketjut jatkuvat sekä sosiaalihuollon että terveydenhuollon palveluissa. Potilasta hoidettaessa tarvitaan häntä koskevat sairauskertomus- ja hoitotiedot ja toiminnanohjaustiedot ajantasaisina ja helposti saavutettavina hallinnollisista rajoista riippumatta. Vastaavasti tiedot tarvitaan sosiaalihuollon palveluissa. Sosiaali- ja terveydenhuollon palvelut liittyvät toisiinsa usein tiiviisti. Näin on erityisesti vanhustenhuollossa, mielenterveys-, päihde- sekä vammaispalveluissa ja kehitysvammahuollossa.
Sosiaali- ja terveydenhuollon palvelut on järjestetty eri tavalla kunnasta ja organisaatioista riippuen. Kunnilla ja HUS:lla on käytössä useita eri asiakas- ja potilastietojärjestelmiä eivätkä asiakkaan hoitoa ja palveluja koskevat tiedot siirry sujuvasti järjestelmien välillä.
Kuntien ja HUS:n Apotti- (Asiakas- ja potilastietojärjestelmäpalvelu) hankekokonaisuus (2012–2017) muodostuu toiminnan ja palvelujen kehittämis- ja muutoshankkeesta sekä sitä tukevan kansainvälisesti korkeatasoisen sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisen asiakas- ja potilastietojärjestelmäpalvelun hankinnasta ja käyttöönotosta. Hanketta on kuvattu hankesuunnitelmassa (liite 5).
Apotti-hankkeeseen liittyvän yhteisen asiakas- ja potilastietojärjestelmäpalvelun hankinnan tavoitteena on muun muassa hoito- ja hoivakokonaisuuksien parempi hallinta, palvelujen tuottavuuden parantaminen ja parempi laatu sekä toimintatapojen ja sosiaali- ja terveydenhuollon prosessien uusiminen. Tavoitteena on ajanmukainen sosiaalihuollon ja perusterveydenhuollon sekä erikoissairaanhoidon yhteinen järjestelmä, jossa on kaikille yhteisiä toiminnallisuuksia kuten asiakas- ja potilaskertomus, suostumusten hallinta, sähköinen asiointi ja päätöksenteon tuki. Näitä hyödynnetään monien eri palvelujen tuottamisessa, kuten vanhusten palveluissa, lastensuojelussa, päihdepalveluissa, aikuissosiaalityössä ja vastaanottotoiminnassa. Lisäksi järjestelmää täydennetään sellaisilla erityistoiminnallisuuksilla, jotka eivät tule katetuksi kaikille yhteisillä toiminnallisuuksilla kuten tehohoito, synnytys ja toimeentulotuen maksatus. Lisäksi järjestelmän tulee sisältää sellaiset standardit avoimet rajapinnat, joiden avulla liitytään sujuvasti muihin käytössä oleviin ja tuleviin tietojärjestelmiin. Tällainen järjestelmä mahdollistaa monipuolisen toiminnan tukemisen ja helpon laajennettavuuden.
Yhteiseen asiakas- ja potilastietojärjestelmään liittyy muun muassa seuraavat tavoitellut hyödyt:
- kustannustehokkuus: yhteisen järjestelmän hallinta usean erillisen järjestelmän sijaan,
- asiakashyöty: potilaan/asiakkaan koko hoitoprosessin tukeminen ja tietojen yhteinen ajantasainen käytettävyys riippumatta siitä, missä organisaatiossa kukin hoitoprosessin vaihe tapahtuu,
- työntekijän näkökulma: ohjaus ja tuki työprosessin eri vaiheissa, käyttäjäystävällisyys,
- tuottavuusnäkökulma: sähköisen asioinnin ja omahoidon tarvitsema toiminnallisuus,
- yhteinen tietojärjestelmä tukee kuntien ja HUS:n yhteistyötä ja palvelujen potilaslähtöistä integraatiota.
Sosiaalilautakunta ja terveyslautakunta hyväksyivät osaltaan 2.10.2012 hankintayhteistyöhön ja hankintarenkaaseen osallistumisen osana sosiaalihuollon, perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon yhteisen asiakas- ja potilastietojärjestelmäpalvelun hankintayhteistyön laajentamista (liite 1). Hankintayhteistyön osapuolet ovat Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiiri, Helsingin, Espoon, Vantaan, Kauniaisten ja Keravan kaupunki sekä Kirkkonummen kunta ja KL-Kuntahankinnat Oy. Osapuolet ovat päättäneet muodostaa hankintarenkaan. Hankintarenkaan kukin jäsen toimii omana hankintayksikkönä. KL-Kuntahankinnat Oy:n tehtävänä hankinnassa on toimia julkisista hankinnoista annetun lain (348/2007; hankintalaki) 11 §:n mukaisena yhteishankintayksikkönä ja kilpailuttaa hankinta hankintalain 31 §:n mukaisena puitejärjestelynä niitä HUS-alueen kuntia varten, jotka eivät ole sopimuksen osapuolia. Edellä mainitut hankintayksiköt muodostavat sopimuksen mukaan hankintarenkaan, joka kilpailuttaa sosiaalihuollon, perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon yhteisen asiakas- ja potilastietojärjestelmäpalvelun hankinnan.
Hankintarenkaana tehtävää yhteistyötä valvoo ohjausryhmä, joka tekee päätökset yksimielisesti. Päätöksentekoon osallistuvat HUS:n, Helsingin, Espoon, Vantaan, Kauniaisten ja Keravan kaupunkien sekä Kirkkonummen kunnan edustajat. KL-Kuntahankinnat Oy:llä ja sosiaali- ja terveysministeriöllä on läsnäolo- ja puheoikeus ohjausryhmässä. Lisäksi hankkeella on kehittämisryhmä ja neuvotteluja varten perustettava neuvotteluryhmä. Hankkeen käytännön toteutuksesta vastaa hanketoimisto.
Varsinaisen hankintapäätöksen tekee kunkin hankintayksikön toimivaltainen päätöksentekoelin. Jos yhteiseen hankintaan päädytään, arvioidaan uuden järjestelmäpalvelun olevan tuotantokäytössä viimeistään vuonna 2017.
Sosiaalilautakunnan/terveyslautakunnan pyynnöstä tehdyn selvityksen sisältö
Lisäselvitysten kohdat 1-4:
1) selvitetään mahdollisuutta hankkia järjestelmä osina yhden kokonaisuuden sijasta
2) selvitetään mahdollisuutta rakentaa järjestelmä asteittain tarkentuen (iteroiden)
3) selvitetään näiden toimien kustannusvaikutukset ja
4) laaditaan riskianalyysi, jossa arvioidaan myös hankkeen viivästymisen todennäköisyys eri vaihtoehdoissa ja sen vaikutukset kokonaiskustannuksiin sekä järjestelmästä luopumisen kustannukset aikanaan.
Apotti-hankkeen hanketoimisto on tuottanut selvityksen taustatiedot (liite 3). Deloitten analyysissä olevat hankintavaihtoehdot määriteltiin hanketoimiston ja Deloitten asiantuntijoiden kanssa yhteistyönä. Deloitte on tehnyt niihin liittyvän kustannus ja riskianalyysin. (Liite 4). Arvioidut hankintamallivaihtoehdot ovat:
- Tuotteeseen perustuvan ratkaisun hankinta, jossa vaihtoehtoina:
o Kattava kokonaisuus (vaihtoehto 1),
o Erikoissairaanhoidon, perusterveydenhuollon ja sosiaalihuollon järjestelmät erillisinä kokonaisuuksina (vaihtoehto 2),
o Ydinjärjestelmä ja sitä täydentävät erillisjärjestelmät (vaihtoehto 3).
- Järjestelmän toteuttaminen valmistuotteisiin perustumattomana ohjelmistokehityshankkeena (vaihtoehto 4).
Selvityksestä on rajattu pois vaihtoehto, jossa hanke perustuisi nykyjärjestelmien jatkokehitykseen. Nykyjärjestelmäkenttä on erittäin hajanainen sekä toiminnallisesti että teknisesti ja nykyjärjestelmistä osa on selkeästi elinkaarensa loppuvaiheessa. Nykyjärjestelmiin liittyy myös paljon käytettävyysongelmia, niiden rajapintojen avaaminen on osoittautunut haasteelliseksi eivätkä ne tue HUS:n ja kuntien terveydenhuoltopalveluiden tuottamista riittävästi.
Deloitten analyysin mukaan neuvottelut kannattaa käynnistää laajasta kokonaisuudesta mutta tehdä hankinta siten, että ydinjärjestelmäpalvelun toiminnallisuutta voidaan täydentää tarvittavilta osin erillisillä, ydinjärjestelmään integroiduilla erillisjärjestelmillä jotka voidaan kilpailuttaa ja hankkia eri toimittajilta. Myös tuotteiden tai toimittajien vaihtomahdollisuus tarvittaessa tulee pyrkiä säilyttämään. Näin varmistetaan parhaiten sopivien ratkaisujen saaminen markkinoilta ja hallitaan toimittajariskiä. Tämä antaa myös mahdollisuuden seurata markkinan, toimintaympäristön ja omien tarpeiden kehittymistä hankkeen aikana ja ohjata hankintoja niiden suuntaan.
Sosiaalilautakunnan lisäselvityksen kohdat 5-6:
5) Lisäksi sosiaalilautakunnan mielestä ennen hankintaa ja mahdollisen hankinnan edetessä tulee varmistaa sosiaalihuollon tietojärjestelmien tarpeet ja miten asiakas- ja potilastietojärjestelmä Apotti vastaa niihin.
6) Myös hankinnan ohjelmisto- ja hankintaprosessien osaaminen tulee varmistaa.
Sosiaalihuollon tietojärjestelmien tarpeiden varmistaminen Apotti-hankkeessa:
Kesällä 2012 tehdyssä Apotti-hankinnan ulkoisessa riskianalyysissä (Ahjo-liite 19) nostettiin esille riski sosiaalihuollon jäämisestä toissijaiseksi hankinnassa. Analyysissä esitettiin perustettavaksi sosiaalihuollon asiantuntijaryhmä, joka kuvaisi sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmien tavoitteet selkeästi.
Sosiaalialan asiantuntemusta ja hanketoimiston organisoimaa vaatimusmäärittelytyötä varten on perustettu sosiaalihuollon työryhmä, jossa on sosiaalihuollon asiantuntijoita hankintarenkaan kunnista. Ryhmään on koottu sosiaalihuollon osaamista sen eri toiminta-alueilta ja sosiaalihuollon tietojärjestelmistä. Lisäksi hanketoimiston osaamista täydennetään sosiaalihuollon ja sen tietojärjestelmien osaamista omaavalla työntekijällä vuoden vaihteessa.
Apotti-hankeen ohjausryhmä on 18.10.2012 kokouksessaan päättänyt perustaa neuvotteluryhmän, joka käy läpi sosiaalihuollon tarpeita ja niiden mahdollisia painotuksia Apotti-hankinnassa. Lähtökohtana on sosiaalihuollon osalta kuten terveydenhuollon toiminnallisuuksien suhteen laaja kattavuus. Tämä lähtökohta turvaa sosiaalihuollon tietojärjestelmätarpeiden huomioonottamisen ja arvioinnin hankinnan yhteydessä. Sosiaalihuollon neuvotteluryhmän muodostavat hankintarenkaassa mukana olevien kuntien nimeämät sosiaalihuollon edustajat.
Ohjelmistotuotanto- ja hankintaprosessien osaaminen:
Koska julkisella sektorilla käytetään valmiita ohjelmistotuotteita, Apotti-hankkeessa korostuu ohjelmistojen hyödyntämisen, hallinnan ja hankinnan ei niinkään ohjelmistotuotannon osaaminen.
Hankintaan osallistuu HUS:n ja kuntaorganisaatioiden it-yksiköiden asiantuntijoita eri rooleissa. Sosiaali- ja terveydenhuollon toimintayksiköissä työskentelee eri asiantuntija- ja palvelutehtävissä noin 300 henkilöä.
Tietohallinnon asiantuntijaryhmään on nimetty tietoliikenteen, tietojärjestelmien kokonaisarkkitehtuurin, ohjelmointitekniikan, työasema- ja käyttöpalvelujen, tukipalvelujen ja tietojärjestelmätestauksen asiantuntijoita. Omien asiantuntijoiden lisäksi hanketoimiston käyttöön on syksyllä 2012 kilpailutettu avoimella kilpailutuksella asiantuntijoita, joiden osaamisalue on tietotekniikka, hankintajuridiikka ja hankejohtaminen.
Hankintaosaamisen turvaamiseksi hanketoimistossa työskentelee yksi hallintolakimies. Hänen lisäksi HUS Tietohallinnon IT-sopimuksiin ja ICT-hankintoihin keskittyvä hallintolakimies osallistuu hanketoimiston työhön 50 prosentin työpanoksella. Näiden lisäksi hankintaan osallistuu kuntien hallintolakimiehiä. Tarvittaessa käytetään ulkopuolista hankintajuridiikan osaamista. Lisäksi hanketoimisto hyödyntää Helsingin kaupungin hankintakeskuksen osaamista.
Hankkeen organisoinnissa on haluttu korostaa ydintoiminnasta vastuullisten johtajien osallistumista toimialansa kannalta tärkeimmän tietojärjestelmän sisällöllisessä ja strategisessa ohjauksessa (ohjausryhmä). Kehittämisryhmässä, joka toimii ohjausryhmälle valmistelevana ryhmänä, toimii lääketieteen, sosiaalihuollon, hoitotieteen, tietotekniikan ja hallinnon asiantuntijoita.
Hankkeen ohjausryhmä hyväksyi 26.10.2012 kokouksessaan seuraavat linjaukset:
Aikaisemman valmistelun, nyt tehdyn selvityksen ja Deloitten tekemän kustannus- ja riskianalyysin tulosten perusteella on perustelua edetä hankinnassa niin, että pyritään alueelliseen sosiaalihuollon, perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon yhteisen asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankintaan. Tällä saavutetaan parhaiten niitä asiakas- ja potilasturvallisuuteen, laatuun, toiminnanohjaukseen, toiminnan seuraamiseen ja kehittämiseen sekä kustannustason hallintaan liittyviä tavoitteita, joita hankkeelle on asetettu.
Hankinta tehdään lähtökohtaisesti kokonaispalveluhankintana. Hankinnassa on perusteltua tavoitella sellaista hyvin toimivaa mahdollisimman laajaa palvelukokonaisuutta, joka kattaa keskeiset asiakas- ja potilastietojen ja toiminnanohjauksen käsittelyn ydintoiminnot ja tämän lisäksi siihen saumattomasti liitetyt erillistoiminnallisuudet. Jos tarjolle tulevissa järjestelmäkokonaisuuksissa on sellaisia toiminnallisia ominaisuuksia tai palveluja, joiden ei katsota kustannuksiltaan tai muilta ominaisuuksiltaan vastaavan tarpeitamme, ne voidaan jättää hankinnan ulkopuolelle ja hankkia kolmannelta osapuolelta rajapinnan kautta yhteensopiva tuote. Samoin jätetään mahdollisuus siihen, että osa toiminnallisuuksista hankitaan sovitun määräajan sisällä hankintaan liittyvänä erikseen tarjottavana kokonaisuutena. Lisäksi pidätetään oikeus pystyä tarvittaessa vaihtamaan palvelusopimuksen aikana järjestelmän osatoiminnallisuuksia kolmannen osapuolen vaihtoehtoon.
Hankittavan järjestelmäpalvelun tulee sisältää tarpeidemme mukaiset hyvin toimivat avoimet rajapinnat. Hankintasopimuksessa tulee varautua sopimuskauden loppumiseen siirtymäkauden järjestelyillä sekä toimittajan tai toimittajakonsortion jonkin osapuolen mahdolliseen konkurssiin
Linjauksen mukaiset tarvittavat täsmennykset tehdään Hankintailmoitus ja pyyntö osallistumishakemusten jättämiseen -dokumenttiin.
Hankintailmoituksen keskeinen sisältö
Hankinnan kohteena on kuntien ja HUS:n käyttöön tuleva sosiaali- ja terveydenhuollon sekä erikoissairaanhoidon yhteinen asiakas- ja potilastietojärjestelmäpalvelu.
Hankintailmoituksen julkaiseminen käynnistää hankintamenettelyn. Hankintamenettelynä käytetään hankintalain 25 §:n mukaista neuvottelumenettelyä. Tarjouspyyntöä tai tehtävämäärittelyä ei hankinnan luonteen vuoksi voida tehdä niin tarkoin kuin avoimen tai rajoitetun hankintamenettelyn käyttö edellyttäisi. Myöskään etukäteinen kokonaishinnoittelu ei ole hankinnan luonteen vuoksi mahdollista.
Hyväksymällä hankintailmoituksen ja pyynnön osallistumishakemuksien jättämiseen kukin hankintayksikkö sitoutuu hankintamenettelyyn. Hankintamenettelyn aikana hankintayksiköllä on mahdollisuus irtautua siitä hankintalain mukaisissa puitteissa. Varsinaiseen hankintaan sitoudutaan hyväksymällä hankintasopimus.
Hankintamenettelyn ensimmäisessä vaiheessa hankintamenettelyyn osallistuvia ehdokkaita pyydetään jättämään osallistumishakemukset neuvottelumenettelyyn. Neuvotteluun valitaan vähintään kolme (3) ja enintään kuusi (6) ehdokasta, ellei soveltuvia ehdokkaita ole vähemmän. Jos ehdokkaita on enemmän, asetetaan ehdokkaat paremmuusjärjestykseen hankintailmoituksen mukaisesti. Neuvotteluun otettavien ehdokkaiden tulee täyttää hankintailmoituksessa ilmoitetut ehdokkaita koskevat soveltuvuuden vähimmäisvaatimukset.
Neuvotteluryhmä neuvottelee ehdokkaiden kanssa tarjousten mukauttamiseksi hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä esitettyihin vaatimuksiin. Neuvottelujen tarkoituksena on hankintalain 62 §:n mukaisen parhaan tarjouksen valinta. Tarjouksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus.
Neuvotteluissa mukana olevien ehdokkaiden määrää voidaan hankintalain 26 §:n mukaisesti rajoittaa neuvottelujen aikana soveltamalla tarjouspyynnön mukaisia vertailuperusteita.
Hankinnan arvo ylittää EU-kynnysarvon. Hankintayhteistyösopimuksen mukaan kukin hankintayksikkö tekee omat hankintapäätöksensä omien päätöksentekosääntöjensä mukaisesti.
Mikäli neuvotteluissa havaitaan, että esitetyt ratkaisumallit tai toteutusvaihtoehdot eivät ole tarkoituksenmukaisia tai toteutuskelpoisia, hankintayksikkö voi ryhtyä neuvottelemaan uudesta ratkaisumallista tai toteutusvaihtoehdosta kaikkien neuvottelumenettelyyn valittujen ehdokkaiden kanssa.
Hankintasopimus syntyy vasta, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Hankittavien palvelujen käyttöönotto on alustavasti suunniteltu aloitettavaksi vuoden 2015 aikana siten, että kokonaispalvelu on yhteisesti sovitun käyttöönottosuunnitelman mukaan pääosin käytössä vuonna 2017. Määräaikainen sopimuskausi on alustavasti 10 vuotta ja sen jälkeen sopimus on voimassa toistaiseksi.
KL-Kuntahankinnat Oy:n osalta hankinta toteutetaan puitejärjestelynä, jonka kaikki ehdot vahvistetaan. Tilaajan ja toimittajan välillä solmittavassa puitesopimuksessa määritellään ehdot, joilla toimittaja sitoutuu toimittamaan palvelua hankintayksiköille. Puitejärjestely on voimassa neljä (4) vuotta sopimuksen allekirjoittamisesta. Hankintailmoituksessa mainitut HUS-alueen kunnat voivat hankkia hankinnan kohteena olevan järjestelmän puitejärjestelyn aikana.
Hankintailmoituksessa on alustavasti ilmoitettu, että hankintayksiköt tulevat perustamaan osakeyhtiön, joka vastaa hankintasopimuksen mukaisista velvoitteista.
Esittelijä
toimitusjohtaja
Matti Toivola
Lisätiedot
Antti Iivanainen, organisaatioasiantuntija, puhelin: 310 71023
antti.iivanainen(a)hel.fi
Helena Tukia, hankesuunnittelija, puhelin: 310 25764
helena.tukia(a)thl.fi
Liitteet
1 | Liite 1 Asiakas-ja potilastietojärjestelmän hankintailmoitus |
2 | Hankintailmoituksen liite 1 Sosiaalihuollon laajempi kuvaus |
3 | Hankintailmoituksen liite 2 Ehdokkaan referenssit |
4 | Hankintailmoituksen liite 3 Esimerkkiluettelo soveltuvasta lainsäädännöstä |
5 | Hankintailmoituksen liite 4 Ehdokkaan asiantuntijat |
6 | Hankintailmoituksen liite 5 Alihankkijat |
7 | Hankintailmoituksen liite 6 Listaus soveltuvuusvaatimuksista |
8 | Liite 2 Hankintayhteistyötä koskeva sopimus |
9 | Liitteen 2 liite 1 Perustelumuistio |
10 | Liitteen 2 liite 2 Ryhmien tehtävät ja vastuut |
11 | Liitteen 2 liite 3 Ryhmien jäsenet |
12 | Liitteen 2 liite 4 Neuvottelumenettelyn prosessikaavio |
13 | Liite 3 Hanketoimiston selvitys 07112012 |
14 | Liite 4 Apotti-järjestelmähankinnan vaihtoehtojen kustannusvaikutukset ja riskit 30102012 |
15 | Apotti-järjestelmähankinnan vaihtoehtojen kustannusvaikutukset ja riskit Liite1: Taulukot |
16 | Liite 5 APOTTI Hankesuunnitelma |
17 | Hankesuunnitelman liite 3 kustannushyötylaskelma |
18 | Hankesuunnitelman liitteenä olevan kustannushyötylaskelman yhteenveto |
19 | Hankesuunnitelman liite 9 APOTTIhankinnan riskianalyysi (päivitetty 27092012) |
Päätöshistoria
Terveyslautakunta 06.11.2012 § 267
Pöydälle 06.11.2012
HEL 2012-012086 T 02 08 02 00
Päätös
Terveyslautakunta päätti yksimielisesti jättää esityksen pöydälle.
Käsittely
06.11.2012 Pöydälle
Terveyslautakunta päätti jäsen Autin ehdotuksesta yksimielisesti jättää asian pöydälle.
Merkittiin, että hankejohtaja Antti Iivanainen ja Deloitten johtava konsultti Lauri Byckling olivat kokouksessa kutsuttuina asiantuntijoina läsnä tätä asiaa käsiteltäessä.
02.10.2012 Palautettiin
11.09.2012 Pöydälle
Esittelijä
toimitusjohtaja
Matti Toivola
Lisätiedot
Antti Iivanainen, organisaatioasiantuntija, puhelin: 310 71023
antti.iivanainen(a)hel.fi
Helena Tukia, hankesuunnittelija, puhelin: 310 25764
helena.tukia(a)thl.fi
Talous- ja suunnittelukeskus 4.10.2012
HEL 2012-012086 T 02 08 02 00
Hallintokeskus on 17.9 2012 pyytänyt talous- ja suunnittelukeskukselta lausuntoa koskien sosiaalitoimen ja terveystoimen yhteisen asiakastietojärjestelmän hankintaa.
Talous- ja suunnittelukeskuksen tietotekniikkaosasto esittää lausuntonaan seuraavaa:
Tietotekniikkaohjelmassa (Khs 30.1.2011) todetaan, että ”Kansalaisten vapaa hakeutuminen ja valinnanvapauksien lisääminen tuovat uusia vaatimuksia tietojärjestelmien kehittämiseen erityisesti sosiaali-, terveys- ja sivistystoimessa. Asiakaspalvelun parantamista ja taloudellista tehokkuutta on tarkasteltava pääkaupunkiseudulla yli kunta- ja sektorirajojen. Helsingin on oltava aktiivisesti mukana yhteisten ratkaisujen valmistelussa ja toteutuksessa”. Sosiaali- ja terveystoimen yhteisen ja alueellisesti kuntarajat ylittävän järjestelmän hankinta on siten tietotekniikkaohjelman linjausten mukainen.
Koska kyseessä on sosiaali- ja terveystoimen ydintoimintaa palvelevan tietojärjestelmän hankinta, on se selvästi sosiaali- ja terveystoimen tietohallinnon vastuualuetta. Talousarvion noudattamisohjeiden mukaisesti hallintokunnan on huolehdittava, että hankittava järjestelmä toteuttaa yhteensopivuusperiaatetta yhteisten, ja tarvittavilta osin toisten hallintokuntien järjestelmien kanssa. Tämän varmistamiseksi hankittavalta järjestelmältä tulee vaatia avoimia, standardien mukaisia rajapintoja.
Tulevan sosiaali- ja terveysviraston on sisällytettävä hankkeen kustannusarvioihin järjestelmäkustannusten lisäksi Helsingin omissa järjestelmissä syntyvät muutoskustannukset kokonaisuudessaan. Nämä kaupungin omat muutos- ja liityntäkustannukset eivät sisälly hanketoimiston kustannuksiin. Sosiaali- ja terveysviraston on myös nimettävä omasta tietohallinnostaan hankkeesta vastaava hankepäällikkö.
Kaupungin tietotekniikan hankeohjausryhmä seuraa hankkeen etenemistä. Hanketta johtavan tahon on huolehdittava siitä, että hankkeen etenemisestä raportoidaan kaupungin tietohallinnon hankeohjausryhmälle talous- ja suunnittelukeskuksen tietotekniikkaosaston pyytämässä aikataulussa ja laajuudessa.
Lisätiedot
Markku Raitio, tietotekniikkapäällikkö, puhelin: 310 36396
markku.raitio(a)hel.fi
Sosiaalilautakunta 02.10.2012 § 328
Pöydälle 18.9.2012
HEL 2012-012086 T 02 08 02 00
Päätös
Sosiaalilautakunta päätti palauttaa asian uudelleen valmisteltavaksi siten, että:
1) selvitetään mahdollisuutta hankkia järjestelmä osina yhden
kokonaisuuden sijasta
2) selvitetään mahdollisuutta rakentaa järjestelmä asteittain
tarkentuvaksi (iteroiden),
3) selvitetään näiden toimien kustannusvaikutukset
sekä
4) laaditaan riskianalyysi, jossa arvioidaan myös hankkeen
viivästymisen todennäköisyys eri hankintavaihtoehdoissa ja sen
vaikutukset kokonaiskustannuksiin sekä järjestelmästä luopumisen
kustannus aikanaan.
5) Lisäksi sosiaalilautakunnan mielestä ennen hankintaa ja mahdollisen hankinnan edetessä tulee varmistaa sosiaalihuollon tietojärjestelmien tarpeet ja miten asiakas- ja potilastietojärjestelmä Apotti vastaa niihin.
6) Myös hankinnan ohjelmistotuotanto- ja hankintaprosessien osaaminen tulee varmistaa.
Käsittely
02.10.2012 Palautettiin
Palautusehdotus:
Sanna Vesikansa: "Sosiaalilautakunta päättänee palauttaa asian uudelleen valmisteltavaksi siten, että:
1) selvitetään mahdollisuutta hankkia järjestelmä osina yhden
kokonaisuuden sijasta
2) selvitetään mahdollisuutta rakentaa järjestelmä asteittain
tarkentuvaksi (iteroiden),
3) selvitetään näiden toimien kustannusvaikutukset
sekä
4) laaditaan riskianalyysi, jossa arvioidaan myös hankkeen
viivästymisen todennäköisyys eri hankintavaihtoehdoissa ja sen
vaikutukset kokonaiskustannuksiin sekä järjestelmästä luopumisen
kustannus aikanaan.
5) Lisäksi sosiaalilautakunnan mielestä ennen hankintaa ja mahdollisen hankinnan edetessä tulee varmistaa sosiaalihuollon tietojärjestelmien tarpeet ja miten asiakas- ja potilastietojärjestelmä Apotti vastaa niihin.
6) Myös hankinnan ohjelmistotuotanto- ja hankintaprosessien osaaminen tulee varmistaa."
Kannattajat: Tuomas Nurmela, Terhi Mäki, Olli Valtonen, Sirkku Ingervo
Päätös syntyi yksimielisesti. Asian käsittelyn jatkaminen jäi ilman kannatusta.
Merkittiin, että organisaatioasiantuntija Helena Ylisipola oli kokouksessa asiantuntijana läsnä tätä asiaa
käsiteltäessä.
Merkittiin, että kokouksessa jaettiin korjattu esityslistan liite 17.
18.09.2012 Pöydälle
Esittelijä
sosiaalijohtaja
Paavo Voutilainen
Lisätiedot
Antti Iivanainen, organisaatioasiantuntija, puhelin: 310 71023
antti.iivanainen(a)hel.fi
| ||||
Postiosoite | Käyntiosoite | Puhelin | Y-tunnus | Tilinro |
PL 6000, | Siltasaarenkatu 13 | +358 9 310 5015 | 0201256-6 | 800012-52430 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | Helsinki 53 | Faksi |
| Alv.nro |
terveyskeskus@hel.fi | http://www.hel.fi/terveyskeskus | +358 9 310 42504 |
| FI02012566 |
|
|