Helsingin kaupunki

Pöytäkirja

7/2013

1 (1)

Varhaiskasvatuslautakunta

 

 

 

 

Vakaj/12

 

14.05.2013

 

 

 

 

 

 

§ 73

Varhaiskasvatuslautakunnan lausunto tarkastuslautakunnalle vuoden 2012 arviointikertomuksesta

HEL 2013-003863 T 00 03 00

Päätös

Varhaiskasvatuslautakunta päätti antaa tarkastuslautakunnalle vuoden 2012 arviointikertomuksen kohdista 2.6 ja 4.1.1 seuraavansisältöisen lausunnon.

2.6 Johtopäätökset tavoitteiden toteutumisesta

Lasten päivähoito oli aikaisemmin yksi sosiaaliviraston viidestä vastuualueesta. Varhaiskasvatusvirasto aloitti toimintansa vuoden 2013 alusta lukien.

Lasten päivähoidon vastuualueen vuoden 2012 sitovista tavoitteista toteutuivat kaikki kolme.

1. Sähköinen päivähoitopäätös on käytössä vuoden 2012 aikana.

Sähköinen päivähoitopäätös otettiin käyttöön joulukuussa 2012, jolloin toteutettiin päätöksen tekninen ratkaisu. Käyttöönoton kehittämistä jatketaan vuoden 2013 aikana. 

2. Yksityisen hoidon tuen piirissä olevien lasten määrä kasvaa 200 lapsella edellisen vuoden tasoon verrattuna.

Yksityisen hoidon tuen piirissä oli keskimäärin 307 lasta enemmän kuin edellisvuonna.

3. Kolme vuotta täyttävien lasten hoitoisuuskerroin tarkistetaan 6 kertaa vuoden aikana.

Tavoite toteutui siten, että asiakastietojärjestelmää ja tilastoseurantaa muutettiin vuoden 2012 alusta lähtien niin, että lasten iästä aiheutuvaa hoitoisuuskerrointa (alle 3-vuotialla 1,75, yli 3-vuotiaialla 1,00) on tarkistettu kahden kuukauden välein vuoden 2012 aikana. Aikaisemmin ikä tarkistettiin joka kuukausi. Päivittäisseurantaan järjestelmä saatiin käyttöön kesän 2012 jälkeen. Päivittäisessä käytössä järjestelmässä on ollut häiriöitä, joita on vuoden 2012 mittaan useasti korjattu.

Muutos vaikuttaa päiväkotien täyttö- ja käyttöasteisiin sekä siihen, miten päivähoidosta vapautuu hoitopaikkoja uusille lapsille. Käytännössä laskentatavan muutosta on ollut vaikea toteuttaa. Laskentatavan muutos vaikuttaa myös suoritteena käytettäviin laskennallisiin läsnäolopäiviin ja päivähoidon kustannuksiin. 

Varhaiskasvatusviraston tavoitteena on vuoden 2014 talousarvioehdotuksessa asettaa sitovia toiminnallisia tavoitteita, jotka kattavat kaupungin strategiaohjelman tavoitteet entistä laajemmin. 

4.1.1 Tuottavuus- ja työhyvinvointiohjelman säästötavoitteet

Helsingissä kustannusten kehitys vuodesta 2011 vuoteen 2012 oli kohdeväestöä kohden kustannustasoa alempaa lasten päivähoidossa (2,3 prosenttia). 

Päivähoidon vastuualueella arvioitiin, että oman toiminnan tehostaminen vähentää menoja 1,3 milj. euroa vuonna 2012. Aiotuilla toimenpiteillä onnistuttiin säästämään noin 300 000 euroa.
Palvelustrateginen muutos ostopalveluista yksityisen hoidon tuelle käynnistyi vuonna 2012. Palvelurakennemuutoksella pyritään vähentämään päivähoidon kustannuksia, mikä nostaa päivähoidon kokonaistuottavuutta.

Lasten päivähoidon vastuualueen lyhyet (1-3 päivää) sairauspoissaolot vähenivät vuonna 2012 edellisvuoteen verrattuna. Vuonna 2012 sairauspoissaolokerrat / henkilötyövuosi olivat 2,3, kun vastaava luku vuonna 2011 oli 2,4. Sairauspoissaolojen vähenemisen kustannusvaikutuksia ei ole laskettu vuodelta 2012.  

Sosiaaliviraston sitovana tavoitteena oli vuonna 2012, että matriisilaskentamallin avulla laskettu sosiaaliviraston kokonaistuottavuus nousee. Mukana tuottavuuslaskennassa oli myös lasten päivähoidon vastuualueelta päiväkotihoito, vuorohoito ja perhepäivähoito. Lasten päivähoidon tuottavuusindeksi vuonna 2012 oli 112,39, kun se vuonna 2011 oli 103,32, joten päivähoidon vastuualueen tuottavuusmatriisilla mitattu tuottavuus nousi noin 8,8 %. 

Päivähoidon vastuualue oli sosiaalivirastossa edelläkävijä matriisilaskentamalliin perustuvan tuottavuuden mittaamisessa. Toimivan mallin kehittäminen on vaativaa ja vaatii lukuisten toimintojen erityspiirteiden mallintamista. Mitattavien palvelujen ja toimintojen sisältöjä ja mittareita täsmennetään jatkuvasti kehittämistyön edetessä.

Esittelijä

varhaiskasvatusjohtaja

Satu Järvenkallas

Lisätiedot

Armi Vaden, taloussuunnittelupäällikkö, puhelin: 310 43346

armi.vaden(a)hel.fi

Liitteet

1

Tarkastuslautakunnan lausuntopyyntö, Varhaiskasvatuslautakunta.pdf

Päätösehdotus

Varhaiskasvatuslautakunta päättänee antaa tarkastuslautakunnalle vuoden 2012 arviointikertomuksen kohdista 2.6 ja 4.1.1 seuraavansisältöisen lausunnon.

2.6 Johtopäätökset tavoitteiden toteutumisesta

Lasten päivähoito oli aikaisemmin yksi sosiaaliviraston viidestä vastuualueesta. Varhaiskasvatusvirasto aloitti toimintansa vuoden 2013 alusta lukien.

Lasten päivähoidon vastuualueen vuoden 2012 sitovista tavoitteista toteutuivat kaikki kolme.

1. Sähköinen päivähoitopäätös on käytössä vuoden 2012 aikana.

Sähköinen päivähoitopäätös otettiin käyttöön joulukuussa 2012, jolloin toteutettiin päätöksen tekninen ratkaisu. Käyttöönoton kehittämistä jatketaan vuoden 2013 aikana. 

2. Yksityisen hoidon tuen piirissä olevien lasten määrä kasvaa 200 lapsella edellisen vuoden tasoon verrattuna.

Yksityisen hoidon tuen piirissä oli keskimäärin 307 lasta enemmän kuin edellisvuonna.

3. Kolme vuotta täyttävien lasten hoitoisuuskerroin tarkistetaan 6 kertaa vuoden aikana.

Tavoite toteutui siten, että asiakastietojärjestelmää ja tilastoseurantaa muutettiin vuoden 2012 alusta lähtien niin, että lasten iästä aiheutuvaa hoitoisuuskerrointa (alle 3-vuotialla 1,75, yli 3-vuotiaialla 1,00) on tarkistettu kahden kuukauden välein vuoden 2012 aikana. Aikaisemmin ikä tarkistettiin joka kuukausi. Päivittäisseurantaan järjestelmä saatiin käyttöön kesän 2012 jälkeen. Päivittäisessä käytössä järjestelmässä on ollut häiriöitä, joita on vuoden 2012 mittaan useasti korjattu.

Muutos vaikuttaa päiväkotien täyttö- ja käyttöasteisiin sekä siihen, miten päivähoidosta vapautuu hoitopaikkoja uusille lapsille. Käytännössä laskentatavan muutosta on ollut vaikea toteuttaa. Laskentatavan muutos vaikuttaa myös suoritteena käytettäviin laskennallisiin läsnäolopäiviin ja päivähoidon kustannuksiin. 

Varhaiskasvatusviraston tavoitteena on vuoden 2014 talousarvioehdotuksessa asettaa sitovia toiminnallisia tavoitteita, jotka kattavat kaupungin strategiaohjelman tavoitteet entistä laajemmin. 

4.1.1 Tuottavuus- ja työhyvinvointiohjelman säästötavoitteet

Helsingissä kustannusten kehitys vuodesta 2011 vuoteen 2012 oli kohdeväestöä kohden kustannustasoa alempaa lasten päivähoidossa (2,3 prosenttia). 

Päivähoidon vastuualueella arvioitiin, että oman toiminnan tehostaminen vähentää menoja 1,3 milj. euroa vuonna 2012. Aiotuilla toimenpiteillä onnistuttiin säästämään noin 300 000 euroa.
Palvelustrateginen muutos ostopalveluista yksityisen hoidon tuelle käynnistyi vuonna 2012. Palvelurakennemuutoksella pyritään vähentämään päivähoidon kustannuksia, mikä nostaa päivähoidon kokonaistuottavuutta.

Lasten päivähoidon vastuualueen lyhyet (1-3 päivää) sairauspoissaolot vähenivät vuonna 2012 edellisvuoteen verrattuna. Vuonna 2012 sairauspoissaolokerrat / henkilötyövuosi olivat 2,3, kun vastaava luku vuonna 2011 oli 2,4. Sairauspoissaolojen vähenemisen kustannusvaikutuksia ei ole laskettu vuodelta 2012.  

Sosiaaliviraston sitovana tavoitteena oli vuonna 2012, että matriisilaskentamallin avulla laskettu sosiaaliviraston kokonaistuottavuus nousee. Mukana tuottavuuslaskennassa oli myös lasten päivähoidon vastuualueelta päiväkotihoito, vuorohoito ja perhepäivähoito. Lasten päivähoidon tuottavuusindeksi vuonna 2012 oli 112,39, kun se vuonna 2011 oli 103,32, joten päivähoidon vastuualueen tuottavuusmatriisilla mitattu tuottavuus nousi noin 8,8 %. 

Päivähoidon vastuualue oli sosiaalivirastossa edelläkävijä matriisilaskentamalliin perustuvan tuottavuuden mittaamisessa. Toimivan mallin kehittäminen on vaativaa ja vaatii lukuisten toimintojen erityspiirteiden mallintamista. Mitattavien palvelujen ja toimintojen sisältöjä ja mittareita täsmennetään jatkuvasti kehittämistyön edetessä.

Esittelijä

Tarkastuslautakunta hyväksyi 17.4.2013 (§ 62) arviointikertomuksen vuodelta 2012.

Helsingin kaupungin hallinnon ja talouden tarkastussäännön 8.1 §:n mukaan tarkastuslautakunnan tulee laatia kaupunginvaltuuston asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta arviointikertomus valtuustolle. Kertomuksesta tulee hankkia tarkastussäännön 8.2 §:n mukaisesti kaupunginhallitukselta ja muilta kaupungin toimielimiltä tarvittavat lausunnot valtuustolle toimitettaviksi.

Tarkastuslautakunta on pyytänyt lausuntopyynnöllään 18.4.2013 varhaiskasvatuslautakunnan lausuntoa 22.5.2013 mennessä kertomuksen kohdista 2.6 ja 4.1.1.

Esittelijä

varhaiskasvatusjohtaja

Satu Järvenkallas

Lisätiedot

Armi Vaden, taloussuunnittelupäällikkö, puhelin: 310 43346

armi.vaden(a)hel.fi

Liitteet

1

Tarkastuslautakunnan lausuntopyyntö, Varhaiskasvatuslautakunta.pdf

Tiedoksi

Tarkastuslautakunta

Päätöshistoria

Palmia-liikelaitoksen jk 02.05.2013 § 23

HEL 2013-003863 T 00 03 00

Päätös

Helsingin kaupungin Palmia –liikelaitoksen johtokunta päätti todeta lausuntonaan seuraavasti:

Tarkastuslautakunta käsittelee arviointikertomuksessa asetettujen
sitovien tavoitteiden toteutumista ja tuottavuuden kehittämistä
hallintokunnissa.

Kohta 2.6: Johtopäätökset tavoitteiden toteutumisesta

Palmian sitova tavoite liittyy sen ehdottomasti tärkeimpään toiminnan
laatua kuvaavaan mittariin eli asiakastyytyväisyyteen. Asetettu tavoite
on toistaiseksi saavutettu, mutta sen saavuttaminen ei ole itsestään
selvää, koska asiakkaiden tarpeet ja odotukset muuttuvat monelta osin
ja tavoitteiden saavuttaminen edellyttää toiminnoilta jatkuvia
kehitystoimenpiteitä yhteistyössä asiakkaiden kanssa. Palmia on myös
valmis avoimesti pohtimaan sen asiakkaina olevien hallintokuntien
kanssa tavoitteita prosesseille, joissa Palmia on mukana.

Kohta 4.1.1: Tuottavuus- ja hyvinvointiohjelman säästötavoitteet

Palmian toiminta alkoi vuonna 2003. Palmian keskeinen
tuottavuusmittari on jalostusarvoindeksi ja sitä on onnistuttu
kehittämään suotuisasti joka vuosi vuodesta 2004 lähtien ja erityisesti
vuosina 2009-2011. Tuottavuus on noussut keskimäärin 7,1 %
vuosittain viimeisten kymmenen vuoden aikana. Palkkaindeksi on
noussut Palmian olemassaolon aikana 21,5 % ja elintarvikkeiden
hinnat esimerkiksi vuodesta 2008 13,3 % . Tästä huolimatta Palmian
palvelujen myyntihinnat ovat nousseet sen olemassaolon aikana vain
8,3 %.

Jatkuva tuottavuuden kehittäminen on perusedellytyksenä sille, että
Palmia tekee vuosittain positiivisen taloudellisen tuloksen. Tuottavuutta
kehitetään suunnitelmallisesti sekä Palmian liiketoimintayksiköissä että
tukitoiminnoissa päivittäisen johtamisen, jatkuvan parantamisen ja
kehitysprojektien avulla. Tähän Palmia panostaa myös
tulevaisuudessa. Koska tuottavuuden parantaminen on
sisäänrakennettu kaikkeen toimintaan, Palmialla ei ole erillistä
tuottavuusohjelmaa.

Esittelijä

toimitusjohtaja

Antti Värtelä

Lisätiedot

Sinikka Hukari, laatu- ja ympäristöpäällikkö, puhelin: 310 27210

sinikka.hukari(a)palmia.fi

 

Taloushallintopalvelu-liikelaitoksen jk 26.04.2013 § 14

HEL 2013-003863 T 00 03 00

Päätös

Taloushallintopalvelu -liikelaitoksen johtokunta päätti antaa tarkastuslautakunnalle vuoden 2012 arviointikertomuksen kohdista 2.6, 4.1.1 ja 4.1.2 seuraavan lausunnon:

Taloushallintopalvelu-liikelaitoksen johtokunnalta on pyydetty lausuntoa vuoden 2012 arviointikertomuksen kohdista 2.6, 4.1.1 ja 4.1.2. Lautakunta toteaa lausuntonaan seuraavaa:

Kohta 2.6 Johtopäätökset tavoitteiden toteutumisesta

Tarkastuslautakunta toteaa kertomuksessaan, että ”hallintokuntien tulee asettaa aiempaa enemmän yhteisiä hallintokuntarajat ylittäviä sitovia toiminnallisia tavoitteita, kuten tarkastuslautakunta on suositellut jo vuonna 2009”.

Johtokunta toteaa, että Taloushallintopalvelu-liikelaitoksen (Talpa) kaikki pääprosessit menevät yli virastorajojen. Yleensä prosessit alkavat virastoista ja jatkuvat Talpan puolella prosessin loppuun saakka. Jotta prosessit olisivat mahdollisimman tehokkaasti hoidettuja, edellyttää se sekä virastojen että Talpan päässä prosessien tuntemista, osaamista ja yhteisiin toimintatapoihin sitoutumista. Tämän toteutumiseksi Talpa on kuvannut prosessit, palvelukuvaukset ja työnjaot, jotka ovat kaikkien nähtävissä Helmi-intrassa. Lisäksi on järjestetty lukuisia asiakastilaisuuksia, joissa on työnjakoa, prosesseja ja muita yhteisiä asioita käsitelty asiakaskunnan, yksittäisen viraston ja yksittäisen prosessin näkökulmasta. Tänä vuonna erityistä huomiota kiinnitetään prosessivirheiden seurantaan ja niiden analysoimiseen ja korjaustoimenpiteisiin yhdessä virastojen kanssa. Tavoitteena on palvelujen laadun ja tuottavuuden parantaminen turhan työn poistamisen kautta.

Johtokunta toteaa vielä, että Talpalla ei ole ollut tarvetta asettaa virastojen ja liikelaitosten kanssa yhteisiä sitovia tavoitteita, koska se toimii kaikkien virastojen ja liikelaitosten kanssa päivittäisessä yhteistyössä ja prosessit sekä työnjako on sovittu ja kuvattu. Prosesseja kehitetään edelleen yhteistyössä prosessien laadun parantamiseksi.

Kohta 4.1.1 Tuottavuus ja työhyvinvointiohjelman säästötavoitteet

Tarkastuslautakunta toteaa, että ”lautakuntien ja johtokuntien tulee sitoutua talousarvioraamiin siten, että ne osoittavat tarvittavat menosäästöt raamin sisältä, mikäli päättävät menojen lisäyksistä”. Johtokunta toteaa, että liikelaitoksena Talpalla ei ole raamia. Palvelut on hinnoiteltu omakustannushintaan ja hintojen korottamisessa on noudatettu talousarvion laatimisohjeita.

Tarkastuslautakunta toteaa, että ”tuottavuustavoitteet tulee asettaa usealle vuodelle siten, että hallintokunnilla on realistiset mahdollisuudet saavuttaa ne ja niiden toteuttaminen on riittävän haasteellista”. Johtokunta toteaa, että Talpan tuottavuuden kasvutavoitteiksi asetettiin edelliselle strategiakaudelle 3 pistettä vuosittain. Tavoite oli haasteellinen varsinkin, kun strategiakaudelle ajoittui taloushallinnon järjestelmäuudistus. Tuottavuudessa päästiin vuonna 2012 pistelukuun 112, kun perusvuotena oli vuosi 2009, jolloin Talpa muuttui liikelaitokseksi.

Kohta 4.1.2 Uuden laskentajärjestelmän käyttöönotto

Tarkastuslautakunta toteaa, että

”talous- ja suunnittelukeskuksen tulee saattaa Laske-järjestelmä asianmukaiseen kuntoon pikaisesti.

Järjestelmän konsolidointimodulin avulla tulee voida tuottaa kaupungin tilinpäätöslaskelmat ja talousarvion toteutumislaskelmat.

Laske-järjestelmän hyödyntämistä tulee kehittää kustannustehokkaammaksi ja kaupungin taloushallintoa, tilinpäätöstä ja raportointia vielä paremmin palvelevaksi kokonaisuudeksi siten, että kaikki kaupungin virastot ja liikelaitokset siirtyvät sen käyttäjiksi.”

Johtokunta toteaa, että Laske-järjestelmä on Talpan työväline, jolla se toteuttaa valtaosan taloushallinnon palveluistaan kuten kirjanpito, sisäinen laskenta, käyttöomaisuuskirjanpito, reskontrat, laskutus sekä asiakas- ja toimittajarekisterien ylläpito. Järjestelmän toimimattomuus aiheutti sen, että Talpa ei pystynyt vuonna 2012 toimimaan virastojen ja liikelaitosten kanssa sovittujen palvelusopimusten mukaisesti. Häiriöt kohdistuivat vakavimmin laskutukseen ja perintään, kirjanpidon ajantasaisuuteen ja raportointiin. Perintää ei edelleenkään pystytä hoitamaan suunnitellusti ja suunniteltua konsolidointimodulia ei pystytty käyttämään vuoden 2012 tilinpäätöksen laadinnassa. Koska järjestelmän puutteiden vuoksi Talpan tuottavuuden kasvu taittui vuonna 2012, sillä on erittäin suuri intressi, että järjestelmä saadaan toimimaan mahdollisimman pian suunnitelman mukaisesti.

Johtokunta toteaa vielä, että kaupungin virastoista ja liikelaitoksista rakennusvirasto, Stara, Helsingin Satama, Helsingin Energia ja liikennelaitos eivät vielä ole yhteisen laskentajärjestelmän käyttäjiä. Talpan ja Sataman kesken on käynnissä projekti Sataman siirtymiseksi vuoden 2014 alussa yhteisen järjestelmän käyttäjäksi. Rakennusviraston ja Staran tilanne selvitetään Tasken käynnistämän hankinnasta maksuun -hankkeen yhteydessä.

Esittelijä

toimitusjohtaja

Tuula Jäppinen

Lisätiedot

Tuula Jäppinen, toimitusjohtaja, puhelin: +358931025100

tuula.jappinen(a)hel.fi

 

Tarkastuslautakunta 17.04.2013 § 62

HEL 2013-003863 T 00 03 00

Päätös

Tarkastuslautakunta päätti hyväksyä arviointikertomuksen vuodelta 2012 sekä hankkia siitä kaupunginhallitukselta ja muilta kaupungin toimielimiltä tarvittavat lausunnot 22.5.2013 mennessä
toimitettaviksi kaupunginvaltuustolle yhdessä arviointikertomuksen kanssa.

10.04.2013 Ehdotuksen mukaan

Esittelijä

tarkastusjohtaja

Pirjo Hakanpää

Lisätiedot

Timo Terävä, arviointipäällikkö, puhelin: 310 43126

timo.terava(a)hel.fi

 

Postiosoite

Käyntiosoite

Puhelin

Y-tunnus

Tilinro

PL 9000

Siltasaarenkatu 13

+358 9 310 1711

0201256-6

FI5881199710009236

00099 Helsingin kaupunki

Helsinki 53

Faksi

 

Alv.nro

varhaiskasvatus@hel.fi

www.hel.fi/varhaiskasvatus

+358 9 310 43285

 

FI02012566