Helsingin kaupunki

Esityslista

16/2014

1 (1)

Varhaiskasvatuslautakunta

 

 

 

 

Vakaj/6

 

25.11.2014

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6

Varhaiskasvatusviraston Helsingin kaupungin HETA-raportointijärjestelmän puitesopimukseen perustuva hankinta

HEL 2014-012045 T 02 08 02 01

Päätösehdotus

Varhaiskasvatuslautakunta päättää tilata Affecto Finland Oy:ltä Effica asiakastietojärjestelmän tietojen siirtymäprojektin, tietovaraston mallinnuksen ja rakentamisen ja uudet raporttipohjat. Hankinnan arvonlisäveroton kokonaishinta on enintään 400 000 euroa (+alv 24 %). Hankinta aloitetaan vuonna 2015.

Palvelu hankitaan Affecto Finland Oy:ltä, jonka kanssa Helsingin kaupunki on tehnyt puitesopimuksen 23.9.2013 Heta-sovelluksen ylläpitämisestä ja kehittämisestä, mihin sopimukseen Varhaiskasvatusvirasto on liittynyt liityntäsopimuksella 5.3.2014. Hankintakustannukset maksetaan ATK-hankinnoille vuoden 2015 talousarvioon varatuista irtaimen omaisuuden määrärahoista.

Esittelijän perustelut

Helsingin kaupungin hankintakeskus on tehnyt Affecto Finland Oy:n kanssa puitesopimuksen sovellusylläpito-, sovelluskehitys- ja koulutuspalveluista 23.9.2013 (liite 1). Tämä puitesopimus ja sen liitteet (liitteet 2–8) koskevat kaikkia Helsingin kaupungin yhteisen tietovaraston ja raportointijärjestelmän Heta:n ympäristössä olevia järjestelmäkokonaisuuksia, sovellusylläpidon ja sovelluskehityksen palveluja sekä koulutuspalveluja. Heta-tietovarasto sisältää tällä hetkellä talous-, henkilöstö- ja tilatietoja.

Varhaiskasvatusvirasto on liittynyt liityntäsopimuksella 5.3.2014 Heta-raportointijärjestelmän käyttäjäksi (liite 9).

Varhaiskasvatusviraston operatiivisesta asiakastietojärjestelmästä Efficasta viedään tällä hetkellä pieni määrä suoritetietoja Heta-tietovarastoon. Tämä perustuu aikaisempaan työtilaukseen Affecto Finland Oy:n kanssa, jonka hankintahinta oli 65 000 euroa (+alv 24 %) ja on maksettu vuoden 2014 talousarvion irtaimen omaisuuden määrärahoista.

Nyt tilattavan hankkeen tärkein tavoite on irtautua nykyisen toimittajan tietovarasto- ja raportointijärjestelmästä ja siirtyä käyttämään kaupunkiyhteistä Heta-tietovarastoa ja raportointijärjestelmää kaikkien Effica-tietojen osalta. Tämä on Helsingin kaupungin strategian mukaista. Seuraava tavoite on yhdistellä samassa tietovarastossa Effican tietoja laajemmin talouden lukujen kanssa sekä hyödyntää muun muassa tilatietoja. Heta-tietovarasto mahdollistaa tehokkaamman ja edullisemman raportoinnin varhaiskasvatusvirastolle.

Nykyisen järjestelmätoimittajan raportointijärjestelmää käyttää varhaiskasvatusvirastossa vain tietohallintoyksikön asiantuntijat ja lisenssejä on muutamia kappaleita. Heta-raportointijärjestelmää käyttävät varhaiskasvatusvirastossa kaikki päivähoitoyksiköiden esimiehet, toimistopäälliköt, talous- ja suunnitteluyksikön sekä tietohallintoyksikön asiantuntijat. Peruslisenssejä varhaiskasvatusvirastolla on Heta:ssa käytössä noin 300 kappaletta. Kaupunginkanslia on lisenssit tilannut keskitetysti, eikä varhaiskasvatusvirastolle ole koitunut lisenssien hankinnasta kustannuksia.

Heta-raportointijärjestelmä mahdollistaa raporttien korkeamman itsenäiskäytön ja tietovarasto mahdollistaa muun muassa taloustietojen ja Effican tietojen laajemman raportoinnin. Nykyisen toimittajan raportit ovat luettavissa vain pdf- ja excelversioina. Heta:ssa raportit luetaan suoraan järjestelmästä ja raporteista voidaan tehdä myös dynaamisia ja käytettävämpiä.

Varhaiskasvatusvirasto maksaa vuosittain nykyiselle järjestelmätoimittajalle järjestelmäkokonaisuuden ylläpidosta noin 85 000 euroa (+alv 24 %). Lisäksi varhaiskasvatusvirasto tilaa nykyiseltä järjestelmätoimittajalta vuosittain noin 2 000–20 000 (+alv 24 %) eurolla konsultointipalveluja. Kokonaiskustannukset vuosittain ovat 87 000–105 000 (+alv 24 %) euron välillä. Tilattavan Heta-hankkeen takaisinmaksuaika on nykyisen toimittajan ylläpitokustannuksissa mitattuna noin viisi vuotta, koska kaupunginkansliasta saadun tiedon mukaan varhaiskasvatusvirastolle ei ole lähitulevaisuudessakaan koitumassa ylläpitokustannuksia Heta-järjestelmän käytöstä.

Esittelijä

varhaiskasvatusjohtaja

Satu Järvenkallas

Lisätiedot

Peter Lunberg, atk-asiantuntija, puhelin: 310 21315

peter.lunberg(a)hel.fi

Pentti Reiterä, Tietohallintopäällikkö, puhelin: 310 43164

pentti.reitera(a)hel.fi

Liitteet

1

Puitesopimus (Kaupunki ja Affecto)

2

Heta yp Puitesopimuksen liite 1 Palvelukuvaus.pdf

3

Heta yp Puitesopimuksen Liite 2 Hintalomake.pdf

4

Heta yp Puitesopimuksen liite 3 Palvelun laatu.pdf

5

Heta yp Puitesopimuksen liite 4 Työasemastandardi.pdf

6

Heta yp Puitesopimuksen liite 5 Tietoturvallisuusehdot.pdf

7

Heta yp Puitesopimuksen liite 6 Auditointi.pdf

8

Heta yp Puitesopimuksen liite 7 Toimintakäsikirjan sisällysluettelo.pdf

9

Heta liityntäsopimus - vaka

Otteet

Ote

Otteen liitteet

Affecto Oy

Muutoksenhakukielto, hankinnat

Tiedoksi

Varhaiskasvatusvirasto

Kaupunginkanslia

 

Postiosoite

Käyntiosoite

Puhelin

Y-tunnus

Tilinro

PL 9000

Siltasaarenkatu 13

+358 9 310 1711

0201256-6

FI5881199710009236

00999 Helsingin kaupunki

Helsinki 53

Faksi

 

Alv.nro

varhaiskasvatus@hel.fi

www.hel.fi/vaka

 

 

FI02012566