Helsingin kaupunki | Esityslista | 16/2014 | 1 (1) |
Varhaiskasvatuslautakunta |
|
| |
|
| Vakaj/6 | |
| 25.11.2014 |
| |
|
|
| |
|
|
|
6
Varhaiskasvatusviraston Helsingin kaupungin HETA-raportointijärjestelmän puitesopimukseen perustuva hankinta
HEL 2014-012045 T 02 08 02 01
Päätösehdotus
Varhaiskasvatuslautakunta päättää tilata Affecto Finland Oy:ltä Effica asiakastietojärjestelmän tietojen siirtymäprojektin, tietovaraston mallinnuksen ja rakentamisen ja uudet raporttipohjat. Hankinnan arvonlisäveroton kokonaishinta on enintään 400 000 euroa (+alv 24 %). Hankinta aloitetaan vuonna 2015.
Palvelu hankitaan Affecto Finland Oy:ltä, jonka kanssa Helsingin kaupunki on tehnyt puitesopimuksen 23.9.2013 Heta-sovelluksen ylläpitämisestä ja kehittämisestä, mihin sopimukseen Varhaiskasvatusvirasto on liittynyt liityntäsopimuksella 5.3.2014. Hankintakustannukset maksetaan ATK-hankinnoille vuoden 2015 talousarvioon varatuista irtaimen omaisuuden määrärahoista.
Esittelijän perustelut
Helsingin kaupungin hankintakeskus on tehnyt Affecto Finland Oy:n kanssa puitesopimuksen sovellusylläpito-, sovelluskehitys- ja koulutuspalveluista 23.9.2013 (liite 1). Tämä puitesopimus ja sen liitteet (liitteet 2–8) koskevat kaikkia Helsingin kaupungin yhteisen tietovaraston ja raportointijärjestelmän Heta:n ympäristössä olevia järjestelmäkokonaisuuksia, sovellusylläpidon ja sovelluskehityksen palveluja sekä koulutuspalveluja. Heta-tietovarasto sisältää tällä hetkellä talous-, henkilöstö- ja tilatietoja.
Varhaiskasvatusvirasto on liittynyt liityntäsopimuksella 5.3.2014 Heta-raportointijärjestelmän käyttäjäksi (liite 9).
Varhaiskasvatusviraston operatiivisesta asiakastietojärjestelmästä Efficasta viedään tällä hetkellä pieni määrä suoritetietoja Heta-tietovarastoon. Tämä perustuu aikaisempaan työtilaukseen Affecto Finland Oy:n kanssa, jonka hankintahinta oli 65 000 euroa (+alv 24 %) ja on maksettu vuoden 2014 talousarvion irtaimen omaisuuden määrärahoista.
Nyt tilattavan hankkeen tärkein tavoite on irtautua nykyisen toimittajan tietovarasto- ja raportointijärjestelmästä ja siirtyä käyttämään kaupunkiyhteistä Heta-tietovarastoa ja raportointijärjestelmää kaikkien Effica-tietojen osalta. Tämä on Helsingin kaupungin strategian mukaista. Seuraava tavoite on yhdistellä samassa tietovarastossa Effican tietoja laajemmin talouden lukujen kanssa sekä hyödyntää muun muassa tilatietoja. Heta-tietovarasto mahdollistaa tehokkaamman ja edullisemman raportoinnin varhaiskasvatusvirastolle.
Nykyisen järjestelmätoimittajan raportointijärjestelmää käyttää varhaiskasvatusvirastossa vain tietohallintoyksikön asiantuntijat ja lisenssejä on muutamia kappaleita. Heta-raportointijärjestelmää käyttävät varhaiskasvatusvirastossa kaikki päivähoitoyksiköiden esimiehet, toimistopäälliköt, talous- ja suunnitteluyksikön sekä tietohallintoyksikön asiantuntijat. Peruslisenssejä varhaiskasvatusvirastolla on Heta:ssa käytössä noin 300 kappaletta. Kaupunginkanslia on lisenssit tilannut keskitetysti, eikä varhaiskasvatusvirastolle ole koitunut lisenssien hankinnasta kustannuksia.
Heta-raportointijärjestelmä mahdollistaa raporttien korkeamman itsenäiskäytön ja tietovarasto mahdollistaa muun muassa taloustietojen ja Effican tietojen laajemman raportoinnin. Nykyisen toimittajan raportit ovat luettavissa vain pdf- ja excelversioina. Heta:ssa raportit luetaan suoraan järjestelmästä ja raporteista voidaan tehdä myös dynaamisia ja käytettävämpiä.
Varhaiskasvatusvirasto maksaa vuosittain nykyiselle järjestelmätoimittajalle järjestelmäkokonaisuuden ylläpidosta noin 85 000 euroa (+alv 24 %). Lisäksi varhaiskasvatusvirasto tilaa nykyiseltä järjestelmätoimittajalta vuosittain noin 2 000–20 000 (+alv 24 %) eurolla konsultointipalveluja. Kokonaiskustannukset vuosittain ovat 87 000–105 000 (+alv 24 %) euron välillä. Tilattavan Heta-hankkeen takaisinmaksuaika on nykyisen toimittajan ylläpitokustannuksissa mitattuna noin viisi vuotta, koska kaupunginkansliasta saadun tiedon mukaan varhaiskasvatusvirastolle ei ole lähitulevaisuudessakaan koitumassa ylläpitokustannuksia Heta-järjestelmän käytöstä.
Esittelijä
varhaiskasvatusjohtaja
Satu Järvenkallas
Lisätiedot
Peter Lunberg, atk-asiantuntija, puhelin: 310 21315
peter.lunberg(a)hel.fi
Pentti Reiterä, Tietohallintopäällikkö, puhelin: 310 43164
pentti.reitera(a)hel.fi
Liitteet
1 | Puitesopimus (Kaupunki ja Affecto) |
2 | Heta yp Puitesopimuksen liite 1 Palvelukuvaus.pdf |
3 | Heta yp Puitesopimuksen Liite 2 Hintalomake.pdf |
4 | Heta yp Puitesopimuksen liite 3 Palvelun laatu.pdf |
5 | Heta yp Puitesopimuksen liite 4 Työasemastandardi.pdf |
6 | Heta yp Puitesopimuksen liite 5 Tietoturvallisuusehdot.pdf |
7 | Heta yp Puitesopimuksen liite 6 Auditointi.pdf |
8 | Heta yp Puitesopimuksen liite 7 Toimintakäsikirjan sisällysluettelo.pdf |
9 | Heta liityntäsopimus - vaka |
Otteet
Ote | Otteen liitteet |
Affecto Oy | Muutoksenhakukielto, hankinnat |
Tiedoksi
Varhaiskasvatusvirasto
Kaupunginkanslia
| ||||
Postiosoite | Käyntiosoite | Puhelin | Y-tunnus | Tilinro |
PL 9000 | Siltasaarenkatu 13 | +358 9 310 1711 | 0201256-6 | FI5881199710009236 |
00999 Helsingin kaupunki | Helsinki 53 | Faksi |
| Alv.nro |
varhaiskasvatus@hel.fi | www.hel.fi/vaka |
|
| FI02012566 |
|
|